Систематизация, архивация и уничтожение кадровой документации

232
За время деятельности организации создается огромное количество кадровой документации. Законодательство РФ обязывает руководителей организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью, обеспечивать не только правильное ведение кадровых документов, но и соблюдать требования к их хранению и уничтожению.

В соответствии со ст. 24 Конституции РФ органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы. Тем самым законодатель закрепляет право гражданина на информацию, подтверждающую его основные социальные права. В целях соблюдения этих прав законодательством определен порядок хранения и работы с документами по личному составу.

Согласно ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечить сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Архивным документом является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанной информации для граждан, общества и государства.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу, социальной защищенности граждан, выполняющих работу по трудовому договору, а также работников, высвобождаемых в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц, Правительство РФ в Распоряжении от 21.03.94 № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендует учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременно передавать их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.

В связи с вышеизложенным приобретают актуальность вопросы, касающиеся систематизации, архивации и уничтожения кадровой документации.

Кадровая документация, которую обязана хранить организация

В 2000 г. Росархивом был утвержден Перечень типовых управленческих документоов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень)1, который включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности, и используется для систематизации кадровой документации, т. е. для подготовки номенклатур дел и для формирования дел организации.

Следует обратить внимание, что Перечень не содержит конкретных наименований документов, а дает обобщенное наименование каждого их вида. Среди множества управленческих документов, приведенных в Перечне, в качестве кадровой документации, образующейся в процессе деятельности организации и подлежащей хранению, называются следующие:

1. Документы, отражающие трудовые отношения:

по трудоустройству;по организации труда, тарификации и оплате труда;по охране труда;

2. Документы по кадровому обеспечению:

о приеме, перемещении переводе), увольнении работников;устанавливающие квалификацию работников;о профессиональной подготовке и повышении квалификации работников;о награждении работников.

В соответствии с п. 3 ст. 3 Закона об архивном деле архивные документы по личному составу определены как архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Таким образом, к указанным документам относятся: приказы по личному составу, личные карточки, лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, трудовые договоры, документы о прохождении учебы и об образовании (дипломы, аттестаты, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов), документы по аттестации и установлению квалификации, различные наградные документы; документы, подтверждающие вредные условия производства; списки работников, имеющих право на льготную пенсию; формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования, льгот.

Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обязаны обеспечить отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. При реорганизации государственных органов, государственных и муниципальных организаций архивные документы передаются их правопреемникам. В случае ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций документы по личному составу поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо их органами, уполномоченными на то учредительными документами.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Передача в этом случае производится на основании договора между ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом упорядочение архивных документов ликвидируемой организации обеспечивает ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий.

На практике организации зачастую хранят в архиве документы по личному составу наряду с другими, что нарушает порядок хранения кадровых документов. Следует помнить, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер и доступ к ним необходимо строго ограничить. Помещение должно закрываться на замок и иметь пригодные для хранения документов условия. Учитывая, что создание отдельного специализированного хранилища в большинстве организаций не соответствует реальным возможностям, можно порекомендовать отделить документы по личному составу от других документов путем размещения их в раздельных закрывающихся шкафах. Помещение архива должно быть изолировано и отвечать основным требованиям пожарной безопасности.

Сроки хранения кадровой документации

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций применяется для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех организаций (в том числе негосударственных)2. Сроки хранения документов, указанные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения должны применяться всеми организациями. Постоянный срок хранения обязательно применяется источниками комплектования архивов. Под источником комплектования архивов понимаются государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном законодательством порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие соглашения.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В Перечне приведены сроки хранения для каждой группы документов в виде указания на конкретное количество лет или на событие, например: «до востребования», «до замены новыми». Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение, срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года. Отметка «пост.» означает, что документы должны храниться без ограничения срока и уничтожению не подлежат.

Документы по личному составу должны храниться 75 лет после увольнения работника.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Систематизация документации

Процедура систематизации документации и последующего комплектования архива включает определение номенклатуры дел, которая представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве используется для учета дел, переданных на хранение.

Различают следующие виды номенклатур дел:

типовая (устанавливает состав дел в делопроизводстве однотипных организаций и является нормативным документом);примерная (устанавливает примерный состав дел в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и носит рекомендательный характер);индивидуальная, которая составляется для конкретной организации на основе первых двух видов номенклатур.

Номенклатура дел формируется по результатам исследования состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. Процесс формирования номенклатуры имеет систематический характер, поэтому при очередном выполнении работы по ее формированию необходимо использовать номенклатуру организации за прошлый год, обратиться к уставу или положению об организации, штатному расписанию, положениям о ее структурных подразделениях.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой и примерной номенклатурами, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Общая номенклатура дел организации составляется на основании номенклатуры дел структурных подразделений.

Номенклатура дел оформляется на бланке организации, визируется лицом, ответственным за архив. После одобрения экспертной комиссией организации номенклатура дел направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и после подписывается руководителем организации. Структурные подразделения организации получают выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе после ее подписания руководителем организации. В последнем квартале текущего года должна составляться номенклатура дел организации на следующий календарный год.

Требования к архивируемой документации

Документы на хранение должны приниматься преимущественно в виде подлинников; только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Архив организации принимает документы не только на бумажных носителях, но и на электронных носителях. Все операции, совершаемые с электронными документами при передаче на архивное хранение и в процессе хранения, например перезапись, конвертирование в новые форматы и т. п., должны быть документированы с целью обеспечения достоверности их содержания.

Отбор документов на архивацию (хранение) и уничтожение

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации. Для организаций, которые являются источниками комплектования архивов, в комиссию должны входить представители соответствующего архивного учреждения, в которое будет передаваться документация. Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя организации.

Экспертные комиссии определяют порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов.

Документы на хранение должны приниматься преимущественно в виде подлинников; только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Отбор документов на постоянное, временное хранение или к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов РФ.

Работы по передаче документов в архив включают следующие этапы:

формирование дел;экспертиза ценности документов и дел;составление описи дел, передаваемых в архив;передача документов в архив.

После того как определена номенклатура дел, осуществляется формирование дел, т. е. группировка документов в дела. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Не должны подшиваться в дела документы, которые подлежат возврату, черновые экземпляры документов. Необходимо включать в дело только один экземпляр документа. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они последовательно освещали соответствующую тему. При этом документы необходимо располагать в хронологическом порядке или по алфавиту авторов или адресатов. Приложения к документам присоединяются независимо от алфавитном порядке по фамилиям.

В личных делах все документы располагаются только в хронологическом порядке их поступления. На все документы в личном деле составляется внутренняя опись.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов они изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при дате их создания или вступления в силу.

При формировании дел необходимо учитывать разграничение документов по признаку постоянного и временного хранения, а также по их содержанию.

Приказы по основной деятельности необходимо группировать отдельно от приказов по личному составу. При большом объеме приказов по личному составу их необходимо группировать в отдельные дела, разграничивая по регулированию различных видов деятельности (прием на работу, увольнение, перемещение).

Лицевые счета рабочих по заработной плате группируются в дело за определенный год и располагаются в увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек. В соответствии с п. 43 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» по истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению. Однако в соответствии с Законом об архивном деле срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет. Поэтому при хранении трудовых книжек следует ориентироваться на срок в 75 лет.

Под экспертизой ценности документов понимается их изучение по признаку ценности для определения сроков хранения. Оцениваются роль, место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых организацией функций; время и место создания документов; значимость информации, отраженной в документе; повторение информации в документах; вид документа и его подлинность; форма фиксирования информации; удостоверение документа; его физическое состояние.

Экспертиза электронных документов проводится комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях. При этом исследуются: значимость, завершенность документа, достоверность бумажному носителю, отсутствие дублирующей информации в документах, ранее принятых на архивное хранение, наличие необходимой сопроводительной документации и т. п.

Экспертная комиссия определяет документы постоянного и временного хранения, отбирает документы, подлежащие передаче в архив организации либо в государственный или муниципальный архив; выделяет документы, подлежащие уничтожению. Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность ранее определенных сроков хранения дел.

Отбор документов для определения сроков хранения производится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Вновь сформированные дела прошиваются только после завершения экспертизы ценности документов.

По результатам экспертизы составляются описи дел. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями. Описи документов постоянного хранения рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения и утверждаются руководителем.

Уничтожение Документации

По результатам экспертизы помимо описи дел составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Акт о выделении к уничтожению дел составляется на дела всей организации. Если перечень дел сформирован по нескольким подразделениям, название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой «ЭПК», а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решение о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

Организации, чьи документы не подлежат приему в государственные, муниципальные архивы, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Папки с документами, подлежащие уничтожению, передаются на переработку по накладной, в которой указываются дата передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумаги.

Организация может также самостоятельно уничтожить документы. Для этого необходимо составить соответствующий акт об уничтожении.

Архивные учреждения обязаны проверять правильность отбора документов на постоянное хранение; они имеют право при необходимости потребовать включения документов, отобранных к уничтожению, в опись постоянного хранения или на временное хранение.

Если документы утрачены организацией вследствие пожара, кражи, наводнения и по другим причинам, приводящим к выбытию документов из-под контроля организации, необходимо обеспечить документацию, подтверждающую форс-мажорную ситуацию. Таким документом могут быть соответственно справки от пожарной службы, из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов. Также необходимо составить опись утраченных документов.

1 Утвержден Росархивом 06.10.2000.
2 См. п. 1.4 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Росархивом 06.10.2000.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.

×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль