Трудовая книжка

137
В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Этот документ создается для записей в течение всей трудовой деятельности об общем, непрерывном и специальном стаже. Персонифицированный учет этих сведений в электронном виде не отменяет ведение трудовой книжки в обычном виде (на бумаге) и не снижает значение этого документа.

Кодексом на работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей) возложена обязанность вести трудовые книжки на работников организации, для которых данная работа является основной. Не имеют право вносить запись в трудовую книжку работодатели — физические лица.

В заполнении трудовой книжки без ошибок заинтересованы и работники, и работодатели. Трудовая книжка — личный документ работника; официальное подтверждение периодов его трудовой деятельности, роста квалификации, изменения служебного положения, причин увольнения с работы. При устройстве на новую работу работник предъявляет трудовую книжку и тем самым подтверждает факты своей трудовой деятельности. Записи в трудовой книжке важны и при начислении пенсий: неправильные (ошибочные) записи могут привести к тому, что работники Пенсионного фонда не засчитают в трудовой стаж определенные периоды трудовой деятельности работника.

Работодатель (в лице своей кадровой службы) при приеме на работу анализирует представленную работником трудовую книжку, на основе которой принимается решение о соответствии его практического опыта требованиям, предъявляемым в организации к данной должности.

Случается, что при приеме на работу работник не представляет трудовую книжку. Например, в связи с тем, что ему задерживают выдачу документа на прежней работе. В этом случае сотрудники кадровой службы по новому месту работы часто допускают ошибку, оформляя вновь принимаемому работнику дубликат трудовой книжки.

С введением в действие Федерального закона № 90-ФЗ1 работодателю предоставлена возможность оформить работнику новую трудовую книжку, если он заявляет о ее утрате. Однако в соответствии со ст. 65 ТК РФ оформлять новую трудовую книжку следует, только если работник подтверждает факт ее утраты и не считает важным заниматься ее восстановлением. В этом случае работник пишет заявление, излагает обстоятельства утраты трудовой книжки и просьбу об оформлении новой трудовой книжки.

Известно, что трудовая книжка состоит из обложки, титульного листа, раздела «Сведения о работе» и раздела «Сведения о награждении».

На титульном листе записывают сведения о работнике: фамилию, имя и отчество, дату рождения, данные об образовании, профессии, специальности. На титульном листе проставляются также дата заполнения трудовой книжки, подписи работника и кадровика и печать организации (или кадровой службы).

На первый взгляд никаких затруднений заполнение этих данных вызвать не может. Вместе с тем часто делаются ошибки в написании фамилии, имени, отчества, даты рождения. Это происходит в тех случаях, когда записи делают со слов работника, на слух и не пользуются документами, удостоверяющими личность.

Допущенные ошибки исправляют разными способами: пропущенные буквы вставляют, неправильно написанные — зачеркивают, иногда подчищают неправильную запись, иногда используют штрих. Ни один из этих способов не является правильным, даже если на полях проставляется отметка «исправленному верить», заверенная печатью организации (или кадровой службы). Нормативными документами не предусмотрены способы исправления ошибок, допущенных при оформлении титульного листа. В подобном случае книжка подлежит списанию и последующему уничтожению. Стоимость нового бланка трудовой книжки в этом случае оплачивается работодателем. Уничтожение бланков трудовых книжек оформляется актом.

Место печати на титульном листе трудовой книжки обозначено буквами «М. П.»; без печати организации (или кадровой службы) трудовая книжка недействительна.

Следующей распространенной ошибкой при оформлении титульного листа является запись в строке «профессия (специальность)» не профессии, а той должности, на которую принят работник. Например: профессия (специальность) медрегистратор или курьер экспедиции.

Если работник при приеме на работу не имеет специальности, эту строку не следует заполнять.

Как уже отмечалось, не существует правил исправления ошибок на титульном листе трудовой книжки. Между тем в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225, установлен порядок внесения изменений в следующие данные: фамилию, имя, отчество. Изменения данных о работнике вносятся в титульный лист трудовой книжки по месту последней работы работника при предоставлении им соответствующих документов (паспорта, свидетельств о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества). На титульном листе одной чертой зачеркивается фамилия (или другие данные), чтобы прежнюю запись легко можно было прочесть, и рядом записывают новую фамилию (иные изменившиеся сведения).

Внесенные изменения заверяются на внутренней стороне обложки. Заверительная надпись должна содержать сведения о проведенных исправлениях и данные о документе, на основании которого они внесены в трудовую книжку.

Например:

Фамилия Семенова изменена на фамилию Михайлова
на основании свидетельства о
заключении брака, выданного
___________________ЗАГС серия
___________________номер

__________________ дата
___________________

Начальник отдела кадров, Ф. И. О., печать

Также оформляются сведения об изменении имени и отчества.

Распространенной ошибкой оформления этой ссылки является пропуск фамилии, когда пишут «Фамилия изменена на основании паспорта серии... №... выданного...»

Другая ошибка — «забывают» зачеркнуть старую фамилию и через дефис пишут новую, таким образом, получается, что фамилия работника на трудовой книжке не соответствует фамилии в его других документах.

Лишним является заверение изменений сведений о специальности (профессии): новые данные нужно просто добавить к ранее внесенным. При этом кадровая служба должна иметь документы об изменении образования работника.

Ошибки в заполнении раздела «Сведения о работе» часто связаны с невнимательным заполнением трудовой книжки или незнанием действующих правил работы с ней.

К числу таких ошибок относится запись сведений об обучении работника в высших и средних образовательных учреждениях профессионального образования. Иногда сотрудники кадровой службы говорят, что работник настаивает на внесении такой записи, иногда следуют привычке и самостоятельно делают запись об учебе. В прямом смысле такие записи нельзя считать ошибкой, но они не имеют смысла — занимают место и не несут информацию, для которой предназначена трудовая книжка. Обучение по очной форме в высших и средних учебных заведениях не засчитывается в трудовой стаж работника, для накопления которого трудовая книжка и предназначена. Вносить в раздел «Сведения о работе» нужно только сведения о службе в Вооруженных Силах (органах МВД России, таможенных или налоговых органах), которая засчитывается в трудовой стаж работника, а также об обучении работника на курсах, в учебных центрах, школах подготовки и переподготовки кадров и других учебных заведениях, обучение в которых засчитывается в трудовой стаж.

Следующей распространенной ошибкой является «забывчивость» кадровика относительно внесения в трудовые книжки работников изменений наименования организации. Данная ошибка имеет принципиальный характер. Известно, что запись о периоде стажа в одной организации начинается с наименования организации и заканчивается подписью кадровика и заверенной оттиском печати кадровой службы или организации. Наименования организации, внесенные в трудовую книжку в начале работы и при увольнении, должны совпадать. Несоблюдение этого правила приводит к тому, что весь период работы в организации не будет засчитан работнику в трудовой стаж Пенсионным фондом РФ, так как из трудовой книжки следует, что работник поступил на работу в одну организацию, а уволился из другой — ее наименование будет указано на печати, которая должна «закрыть» запись об увольнении.

Во всех случаях изменения наименования организации (в соответствии с п. 3.2 Правил ведения и хранения трудовых книжек) в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» в графе 3 отдельной строкой следует сделать запись: «Организация... с такого-то числа переименована в «Организацию...», а в графе 4 указывается основание переименования (дата и номер соответствующего документа).

В случаях изменения наименования организации (или ее организационно-правовой формы) часто практикуется увольнение всех работников ранее существовавшей организации с последующим их приемом на работу во вновь созданную организацию. Кадровая служба в этом случае берет на себя большую и совершенно лишнюю работу: подготовку и издание приказов об увольнении всех работников, закрытие всех личных дел и личных карточек (межведомственная унифицированная форма Т-2), внесение записи об увольнении в трудовые книжки, заключение с каждым работником нового трудового договора, издание приказов о приеме на работу, оформление новой личной карточки, личного дела и записи о приеме на работу в трудовую книжку. Вместо всего этого в трудовые книжки штампом или от руки следует внести запись об изменившемся наименовании организации. А все документы по личному составу «старой организации» следует подготовить к сдаче в архив.

Внимательно следует относиться также к изменениям наименований должностей (профессий) работников, особенно тех категорий, которые имеют право на льготы или ограничения. Когда в Квалификационные справочники вносятся дополнения (например, об отнесении профессии к категории льготных), в трудовые книжки работников следует внести исправления наименования должности2.

Исправления в этом случае делают таким же способом, как и при изменении наименования организации.

При заполнении раздела «Сведения о работе» часто допускаются ошибки в дате, соответствующей событиям трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение и др.), в наименовании должности, структурного подразделения, в датах документов-оснований записи.

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек при обнаружении ошибки в любой записи изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Например, допущена ошибка в дате приема на работу, дате и номере приказа (Приложение 1).

Такой же способ исправления записей применяется, если в трудовую книжку работника по ошибке внесена запись, относящаяся к другому работнику. Например, запись о работе по совместительству, о переводе на другую работу, о присвоении разряда. Если ошибочно внесена запись об увольнении, неправильная запись «ликвидируется» следующим образом:

«Запись за № 34 внесена ошибочно».

Иногда кадровые работники пропускают одну страницу по невнимательности (перелистывают чистую страницу) и делают очередную запись на следующей. Если это произошло, не следует возвращаться к пропущенной странице, лучше погасить (перечеркнуть) ее и продолжать записи в обычном порядке.

Важно помнить, что свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение.

Ошибкой является продолжение записей о работе в разделе «Сведения о награждении», когда в разделе «Сведения о работе» заканчиваются чистые страницы. Каждый раздел трудовой книжки предназначен для ведения записей различного содержания. Это нарушение часто допускается в связи отсутствием в организации чистых бланков вкладышей к трудовым книжкам. Сами по себе записи могут быть сделаны правильно, но в этом случае инспектор по труду запишет замечание о нарушении правил приобретения трудовых книжек и вкладышей к ним. Пенсионный фонд РФ также может отнестись критично к таким записям, поэтому если они сделаны, кадровой службе следует при увольнении выдать работнику наряду с трудовой книжкой еще и справку о периоде работы в организации, которая подтвердит сделанные записи.

Таким образом, все типичные ошибки можно подразделить на ошибки принципиального характера, которые приводят либо к признанию трудовой книжки недействительной, либо к отказу Пенсионного фонда РФ засчитывать определенные периоды работы в трудовой стаж работника.

К ним относятся:

ошибки в написании фамилии (имени, отчества) на титульном листе трудовой книжки;неправильное изменение персональных данных работника;отсутствие печати на титульном листе;неправильные сведения о дате приема, перевода, увольнения;невнесение сведений об изменении наименования организации, структурного подразделения, а также должности или профессии.

Но также следует избегать ошибок, кажущихся на первый взгляд незначительными, — перечеркивание записей, надписи на полях, многочисленные оттиски печати (как бы подтверждающие внесенные изменения), внесение сведений о периоде обучения работника в высших и средних учебных заведениях. Такие ошибки затрудняют чтение трудовой книжки, привлекают к ней повышенной внимание всех проверяющих органов.

Образец Приложение 1

ПРАВИЛЬНОЕ ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБКИ

Трудовая книжка

1 Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации».
2 См. п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановление Минтруда России 10.10.2003 № 69.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.

×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль