Менеджмент договоров. Как навели порядок в договорной работе юристы компании «Скинкеа»

617
Что делать, если контрагент не дает документы для проверки Как решить проблему пропуска сроков по обязательствам компании Сколько сотрудников должны отвечать за ведение реестра договоров

Правильно налаженная договорная работа позволяет оптимизировать рабочие процессы не только самого юридического отдела, но и всей компании в целом. Конечно, универсального алгоритма выстраивания работы с договорами нет, для каждой компании этот процесс абсолютно уникален. В одних организациях достаточно уже того, что договор составлен юристом и подписан директором без согласования с другими отделами. В других – никак не обойтись без учета договоров и четкой регламентации в локальных актах прав и обязанностей всех сотрудников, задействованных в подготовке и исполнении договора. Но самое сложное – это организация алгоритма таким образом, чтобы он действительно работал. Для этого нужно составить план мероприятий: определить цели и стадии договорной работы, разработать типовые формы и локальные акты, регулирующие договорную работу, а затем постоянно корректировать его по мере возникновения и решения различных проблем с контрагентами.

Cтадии договорной работы

В нашей компании все стадии урегулированы в Положении о договорной работе и Инструкции по пользованию реестром договоров. Договорный процесс уложился в следующие стадии.

Подготовка проекта договора . На этом этапе происходит оформление типовой формы договора, составление проекта нового договора либо рассмотрение проекта, поступившего от контрагента. Сам проект договора готовит сотрудник, инициирующий заключение договора (далее – исполнитель), на основе шаблона. К проекту договора исполнитель оформляет и прикладывает лист согласования (подробнее см. схему на стр. 79).

ПРОБЛЕМА И РЕШЕНИЕ.

Менеджеры отнимают много времени у сотрудников юридического отдела, постоянно обращаясь за типовой формой договора. Для этого мы разместили все шаблоны с приложениями (спецификациями, допсоглашениями) в свободном доступе. Также в компании разработаны и установлены требования к оформлению текста договора (шрифт, интервал, нумерация, исправление опечаток и др.).

Когда нужен договор, который отличается от шаблонов, менеджер обращается в юридический отдел. В целях проверки контрагента исполнитель запрашивает у него определенные документы в копиях, заверенных печатью компании.

ПРОБЛЕМА И РЕШЕНИЕ.

Контрагент, с которым выгодно заключить контракт, не представляет необходимые документы для проверки его добросовестности. В таком случае мы делаем специальную отметку об этом в листе согласования, и окончательное решение по такому партнеру остается на усмотрение директора. При возникновении в дальнейшем каких-либо проблем с таким контрагентом лист согласования с пометками юристов снимает ответственность с юротдела.

Номер и дату договора присваивает юридический отдел во всех случаях, когда договор исходит от нашей компании, а также если полученный от контрагента проект не содержит этих данных. Нумерация проставляется в течение одного календарного года (например, № 01/12), а с нового года начинается заново. Поэтому проблем с нумерацией у нас не возникает.

Согласование проекта договора . Проект договора до его подписания согласуется в таком порядке: финансовый департамент (бухгалтерия, отдел финансово-экономического планирования), отдел контролинга и только затем юридический отдел. Тот отдел, который получил проект договора на согласование, может запросить у исполнителя дополнительные документы. Если есть замечания и предложения по проекту, то они заносятся в соответствующую графу листа согласования за подписью сотрудника этого подразделения. Замечания должны быть мотивированы и содержать конкретные предложения по устранению недостатков.

ПРОБЛЕМА И РЕШЕНИЕ.

В случае если текст замечания не вмещается в одну графу листа согласования, то оно оформляется на оборотной стороне листа согласования или на отдельном листе, который прикладывается к листу согласования.

По итогам устранения замечаний к проекту договора лицо, у которого возникли замечания, указывает это в листе согласования. Полностью согласованный проект договора до направления на подписание должен быть в рабочем порядке согласован с контрагентом. За это отвечает исполнитель. После согласования проект передается в юротдел со всеми приложениями. До подписания юристы проверяют наличие всех приложений, количество экземпляров и парафируют каждую страницу договора.

Подписание проекта договора . Юридический отдел направляет проект договора, приложения к нему, а также лист согласования уполномоченному лицу, который будет подписывать договор от имени компании.

Регистрация и хранение договора . У нас ведется учет договоров в электронном виде. За него отвечает юридический отдел, в том числе за внесение в него изменений. Электронный реестр состоит из трех книг учета. Первая содержит информацию по договорам, в которых поставщиком, продавцом, исполнителем является наша компания. Вторая содержит информацию по договорам, где компания является покупателем, заказчиком услуг. А третья книга предназначена для регистрации и присвоения номеров договорам, когда номер присваивается нашей компанией.

ПРОБЛЕМА И РЕШЕНИЕ.

Раньше у нас часто пропадали подлинники договоров. Теперь все документы, связанные с договором, хранятся в юридическом отделе. Подлинник договора выдается на руки лицам, запросившим договор на одни сутки, на основании служебной записки, о чем делается запись в реестре договоров. По истечении срока действия договора эти документы передаются в архив.

Наш реестр договоров содержит регистрационный номер договора, дату составления (подписания) договора, название (предмет) договора, наименования сторон договора, информацию об окончании срока действия договора, об исполнителе, о приложениях к договору.

Исполнение договора . За этот этап отвечают исполнитель и руководитель структурного отдела исполнителя. Они должны отслеживать своевременное проведение расчетов и представление соответствующих документов, выполнение работ, отгрузок, оказание услуг в сроки, предусмотренные договором, составление актов сдачи-приемки, счетов. Эти обязанности закреплены в должностных инструкциях и Положении о договорной работе.

ПРОБЛЕМА И РЕШЕНИЕ.

Исполнитель, отвечающий за договор, пропускал сроки по договору. Тогда мы назначили одного из сотрудников отвечать за реестр договоров. Он рассылает письма с напоминанием, например, о необходимости пролонгировать договор. Для нас важно, чтобы реестром договоров занимался один человек, который проводил бы постоянный мониторинг.

В случае нарушения условий договора контрагентом исполнитель направляет в юридический отдел служебную записку и документы, подтверждающие факт нарушения договора, в том числе расчет суммы задолженности, убытков, штрафов, справки, акты и другие документы, необходимые для решения вопроса о применении мер к контрагенту.

Контроль за исполнением договора . Его осуществляет то подразделение, в котором договор был инициирован. Но контроль «сверху» ведется еще и юридическим отделом. Это периодический контроль над исполнением обязательств по заключенным договорам путем выборочной проверки результатов исполнения. В случае выявления фактов неисполнения или несвоевременного исполнения сторонами обязательств по договору отдел контролинга совместно с юротделом готовят и направляют служебную записку генеральному директору.

СОВЕТЫ В ТЕМУ

При налаживании договорной работы сначала лучше запустить пилотную версию

В процессе работы будут выявлены причины для ее изменения. Например, в течение месяца все сотрудники работают по разработанной системе, затем все замечания обсуждаются и вносятся изменения в документы. И только после этого можно будет ознакомить работников под роспись с уже проверенным на практике механизмом.

Юристы и другие сотрудники компании должны нести ответственность за нарушение положения о договорной работе

У нас внедрена система KPI (для термина «key performance indicators (KPI)» используется перевод «ключевые показатели эффективности (КПЭ)»). Смысл системы в том, что размер премии работника напрямую зависит от выполнения его персональных KPI, за каждым закреплена ответственность за выполнение определенной работы. Поэтому в случае нарушения положения о договорной работе юрист будет лишен премии согласно KPI.

Менеджмент договоров. Как навели порядок в договорной работе юристы компании «Скинкеа»

 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.