Вопросы, которые возникают в процессе работы. Как их учет может повысить эффективность юротдела

119
Цель: уменьшить нагрузку на сотрудников, которым периодически приходится решать однотипные вопросы. Как добиться: завести таблицу, в которую юристы будут вносить сведения о нестандартных обращениях сотрудников, судебных решениях, принятых не в пользу компании, и других ситуациях. Последующий анализ таких сведений позволит усовершенствовать работу юридического отдела и значительно сэкономить время сотрудников.

 

Вопросы, которые возникают в процессе работы. Как их учет может повысить эффективность юротдела
Александр Баукен, к. ю. н., начальник договорно-аналитического отдела ОАО «ЧЕЛИНДБАНК»

В практике любого юридического отдела бывает, что одни и те же ситуации возникают с определенной периодичностью, но решаются разрозненно. Это отнимает значительную часть рабочего времени юристов. Одним из возможных решений этой проблемы может стать фиксация ситуаций, с которыми приходится сталкиваться юристам, а также последующий анализ этих проблем. Если своевременно выявить и обобщить аналогичные проблемы, можно выработать их типовое решение, тем самым высвободив время для более значимых проектов. Особенно это актуально для крупных юридических служб либо при значительном количестве подразделений, с которыми взаимодействуют сотрудники юридического отдела.

Какие ситуации нужно фиксировать в таблице

Возникающие вопросы удобнее всего указывать в таблице. Естественно, не нужно вносить сведения обо всем, что делают юристы. Важно определить конкретные виды ситуаций, которым следует уделить внимание. Такие ситуации можно предусмотреть в специальном локальном акте.

Во-первых, это могут быть обращения сотрудников компании к юристам по вопросам, разъяснение и решение которых отсутствует в локальных нормативных актах компании. Например, менеджеры постоянно используют в своей работе Положение о ведении договорной работы. Но в нем не указан конкретный перечень документов, которые они должны представить в юридический отдел для подготовки претензии или искового заявления. Если периодически в нашей таблице будут появляться сведения о запросах менеджеров по поводу перечня таких документов, это станет сигналом к тому, что нужно внести дополнения в Положение о ведении договорной работы.

Во-вторых, в таблицу следует заносить сведения о положениях локальных нормативных актов и используемых типовых форм (к примеру, договоров, дополнительных соглашений, писем), которые противоречат друг другу или действующему законодательству либо могут повлечь за собой негативные для компании последствия (например, в силу неопределенности формулировок, неисполнимости противоречия законодательства). Часто бывает, что в крупных компаниях существует сложная схема утверждения изменений, которые нужно внести в локальный нормативный акт. Если окажется, что в локальном акте нужно исправить несколько опечаток, вряд ли есть смысл проходить через сложную процедуру внесения изменений. Но если существующая редакция не соответствует положениям нового закона или позиции Высшего арбитражного суда, то локальный акт придется подготовить в новой редакции.

В-третьих, это может быть информация о ситуациях, регламентация которых во внутренних документах или отражение их в типовых договорах, письмах и т. д. позволит оптимизировать работу юристов или снизить риски компании. Например, сотрудники финансового отдела периодически обращаются за разъяснениями по поводу выплаты или удержания премии провинившимся работникам. На основе данных из таблицы будет ясно видно, что в компании нужно разработать специальный локальный акт по этому вопросу, к примеру положение о премировании.

В-четвертых, для последующего анализа важно указывать информацию о судебных и административных процессах с участием компании. Это касается необычных дел, решений или процессов, в которых требования не были удовлетворены или были только частично. Проанализировав допущенные ошибки, можно подготовить предложения для совершенствования правовой работы в компании.

Как оформить таблицу проблемных ситуаций

Лучше, чтобы поначалу таблицу заполняли только юристы. Это поможет найти самый оптимальный вариант ведения таблицы и обобщения содержащейся в ней информации. В дальнейшем к заполнению таблицы можно привлечь сотрудников других служб, определив круг вопросов, которые они могут в нее включать.

Помимо самих ситуаций, которые нужно вносить в таблицу, в локальном акте желательно указать порядок ее оформления сотрудниками юридического отдела. Например, в нашей компании существует Порядок учета проблемных ситуаций в договорно-аналитическом отделе, в котором предусмотрены следующие требования.

Пример формулировки

«При выявлении указанной выше информации, поступлении обращений юрист обязан внести соответствующие сведения в таблицу. Удалять информацию из таблицы вправе только начальник отдела головного офиса.
Систематизация и анализ содержащейся в таблице информации осуществляется не реже одного раза в три месяца договорно-аналитическим отделом головного офиса. Ответственным за выполнение данной работы является начальник договорно-аналитического отдела. По итогам анализа и систематизации информации из таблицы договорно-аналитическим отделом представляются предложения по совершенствованию правовой работы в банке».

В самой таблице могут быть следующие разделы: порядковый номер записи, дата внесения информации о проблеме, фамилия и инициалы юриста, который внес сведения, а также подразделение (или должность сотрудника и подразделение), в деятельности которого возникла проблема. Если спорный вопрос появился в филиале, дополнительно указывается наименование филиала. Далее должны быть указаны самые важные разделы: суть проблемы с обязательным указанием причин возникновения, иной имеющей значение информации, а также рекомендация по устранению проблемы, которая была дана заинтересованному сотруднику. Вместо рекомендации может быть указано уже принятое решение либо просто предложения по устранению проблемы или совершенствованию правовой работы. Если идей по решению проблемы пока нет, последний раздел может быть оставлен незаполненным.

Как анализировать сведения из таблицы

Периодически нужно отсматривать внесенные в таблицу сведения. В зависимости от количества сложных ситуаций это можно делать один раз в месяц, полгода или даже год. Далее нужно определить самые типичные проблемы с указанием предложений по порядку их устранения, а также назначить ответственное лицо. Удобнее всего все эти данные заносить в отдельную таблицу. В дальнейшем эти сведения помогут усовершенствовать работу в юридическом отделе и компании в целом.

Пример заполнения таблицы проблемных ситуаций

Дата Ф.И.О. юриста У кого (где) возникла проблема Суть проблемы Способ решения (рекомендации)
1 16.04.12 Иванов И.И. Сидоров С.С. (менеджер) При заполнении типовой формы договора через автоматизированную программу поле «Срок действия договора» (п. 7.2) не выгружается: нет возможности внести данные о сроке действия договора Внести изменения в типовую форму договора, содержащуюся в автоматизированной системе
2 27.04.12 Малышев А.И. Сидоров С.С. (менеджер) Пункт 6.1 типового кредитного договора содержит опечатку: ссылка на пункт 2.3, а должен быть пункт 3.2 договора Внести изменения в форму договора, содержащуюся в автоматизированной системе
3 23.05.12 Алексеев А.А. Юридический отдел В юридический отдел неоднократно поступают на согласование однообразные проекты дополнительных соглашений к договорам, связанным с изготовлением рекламы Разработать и согласовать типовую форму договора и дополнительных соглашений, исключив необходимость визирования юристами
4 05.06.12 Петров П.П. Юридический отдел Кредитные специалисты периодически приносят на проверку уже подписанные клиентом договоры
5 04.07.12 Малышев А.И. Юридический отдел Принесли повторно визировать договор с ООО «Альфа». Причина: уполномоченный на подписание сотрудник, данные которого указаны в договоре, ушел в отпуск, в связи с чем возникла необходимость внесения изменений в проект договора Предусмотреть в локальном акте, что в подобных случаях повторная виза юристов не требуется
6 09.08.12 Петров П.П. Юридический отдел Опубликовано постановление Пленума ВАС РФ от 12.07.12 № 42 по поводу споров, связанных с поручительством Проверить типовые формы договоров на предмет соответствия правовым позициям Высшего арбитражного суда, а также выявить правовые риски невнесения изменений в типовые формы
7 27.08.12 Рябчиков К.А. Оперативное управление Поступила просьба разъяснить, какие копии документов разрешено представлять по запросу ОВД при пресечении ими налоговых преступлений Внести изменения (уточнить) в локальные акты компании
8 11.09.12 Петров П.П. Юридический отдел Опубликовано прецедентное постановление Президиума ВАС РФ от 10.07.12 № 2241/12, в котором указан вывод о том, что можно зачесть требования об уплате неустойки и задолженности Можно предусмотреть в договоре с подрядчиками право на удержание неустойки в случае нарушения условий договора. Это позволит автоматически удерживать неустойку без обращения в суд

Пример анализа сведений из таблицы проблемных ситуаций

Проблема Предложения по порядку устранения проблемы / решение Ответственный
1 Представление документов на визирование юристу после их подписания клиентом О каждом случае представления таких документов вносить информацию в таблицу с указанием причин Юристы, проверяющие договоры
При разработке локальных актов обращать особое внимание на недопустимость такого визирования Начальник отдела
2 Упорядочить работу с компаниями, занимающимися рекламой Подготовить аналитическую записку о возможности разработки типовых форм договоров о рекламе (иных хозяйственных договоров) – до 22.10.12 Иванов И.И., юрист
В случае наличия такой возможности разработать формы договоров – до 08.11.12. В случае нецелесообразности разработки типовых форм исправлять ошибки (недостатки) в процессе проверки договоров Малышев А.И., юрист
3 Не выгружаются поля типовой формы договоров из автоматизированной системы Определить актуальность проблемы – до 16.10.12.В случае актуальности подготовить служебную записку о необходимости принять меры – до 22.10.12 Иванов И.И., юрист

 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

Опрос

Вы когда-нибудь меняли предмет или основание иска?

  • Да, все прошло хорошо 30.3%
  • Нет, никогда 30.3%
  • Да, но были сложности 39.39%
Другие опросы

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.

×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль