Работа с дебиторской задолженностью. Как просроченную дебиторку превратить в реальную прибыль

249
В этой статье:С чего начать борьбу с просроченной дебиторкойКакие локальные акты помогут организовать работуЗачем нужен претензионный реестр

Причин для возникновения у компании просроченной дебиторской задолженности может быть масса: неэффективная работа с долгами, слабый контроль менеджеров и руководства за образовавшейся задолженностью, отсутствие четкой регламентации действий сотрудников и т. д. В частности, из-за этих причин размер просроченной дебиторки в нашей компании в 2010 году составлял более 40 процентов от всей дебиторской задолженности. Это негативно отразилось на работе юридического отдела: мы столкнулись с затягиванием сроков претензионно-исковой работы, невозможностью взыскать долги по причине ликвидации контрагентов, пропуском претензионных сроков. Стало очевидно, что нам необходимо создать в компании систему эффективной работы с долгами и снижения риска возникновения просроченной дебиторки.

Когда мы проанализировали существующие в России и за рубежом системы работы с долгами и их предотвращением, то поняли, что ни одна из них не подходит именно нам. Тогда мы решили разработать в компании собственную систему. И у нас это получилось: к июлю 2011 года просроченная дебиторка составляла 10 процентов от общей дебиторской задолженности.

Построение собственной системы борьбы с просроченной дебиторской задолженностью оказалось трудоемкой, но выполнимой задачей (на ее создание у нас ушло около полугода). Я хочу поделиться с коллегами опытом ее создания.

Положение о документообороте

Первая проблема, с которой мы столкнулись – отсутствие основы в виде локальных актов, которые позволили бы эффективно работать с долгами. Поэтому мы начали с разработки Положения о документообороте.

Сначала мы определились с отделами и структурными подразделениями, занятыми в процессе работы с дебиторкой, придумали, как распределить права и обязанности между ними, определились с перечнем документов, применяемых в системе, правилами их ведения, оформления и хранения. Затем юридический отдел разработал проект Положения, который был направлен для ознакомления руководителям соответствующих подразделений. После их одобрения Положение было принято.

Это Положение позволило нам регламентировать все процессы, связанные с составлением и движением документов, задействованных при работе с долгами. До его принятия у нас постоянно возникала путаница – кто, как и в какие сроки должен передавать документы от одного подразделения другому.

Положение о ведении договорной работы

Далее мы приняли Положение о ведении договорной работы в компании. Оно стало основным документом в регулировании наших отношений с контрагентами. В нем определяется порядок подготовки, согласования, заключения, учета, хранения, рассылки, обеспечения контроля и исполнения договоров. Мы построили свою систему таким образом, что юридический отдел смотрит и визирует договор после того, как его проект посмотрели все другие отделы, о чем сделана отметка в специальном листе согласования к проекту договора.

Цитируем документ. «1.1. Проект договора до его подписания уполномоченным лицом общества согласуется следующими структурными подразделениями компании в следующем порядке:
– Финансовый департамент (бухгалтерия, отдел финансово-экономического планирования);
– Отдел контролинга;
– Юридический отдел (юридический отдел рассматривает представленный проект договора после согласования проекта со всеми вышеуказанными подразделениями) (выдержка из Положения о ведении договорной работы в компании).

Для нас этот документ важен тем, что четко определяет порядок взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц в процессе осуществления договорной работы.

Инструкция по ведению реестра договоров

У нас в компании в дополнение к Положению о договорной работе применяется Инструкция по ведению реестра договоров. В ней прописаны сроки заполнения реестра, ответственные за ведение реестра и хранение информации подразделения, а также алгоритм действий по пользованию реестром договоров соответствующими структурными подразделениями.

Цитируем документ. «1.4. Реестр договоров общества содержит в себе следующие сведения:
– регистрационный номер договора;
– дата составления (подписания) договора;
– название (предмет) договора; – наименования сторон договора;
– информация об окончании срока действия договора;
– информация об исполнителе;
– информация о приложениях к договору» (выдержка из Инструкции по ведению реестра договоров).

За невнесение данных в реестр и неисполнение сроков, которые указаны в других локальных актах компании, у нас предусмотрены штрафы для сотрудников. Ранее подобная система у нас отсутствовала. С ее введением мотивация и результативность сотрудников значительно возросла.

Положение о ведении претензионно-исковой работы

Следующим документом стало Положение о ведении претензионно-исковой работы. Оно определяет систему, внутреннюю структуру и составляющие претензионно-исковой работы, должностных лиц, ответственных за ее ведение, права и обязанности юридического отдела и иных структурных подразделений.

Также мы организовали систематизированный учет всех претензий и исковых заявлений и приложений к ним. Это позволило осуществлять контроль за каждой стадией отдельно взятой претензии или искового заявления. В частности, мы завели претензионный реестр. Он находится в свободном доступе и включает в себя следующую информацию: наименование контрагента, номер и дату договора, даты направления предупредительных писем с отсканированными оригиналами, размещенными в реестре, сумму долга, расчет пеней. Претензионный реестр является аналогом реестру договоров и действует наряду с ним.

Особое внимание мы уделили организации исполнительного производства. Данные по исполнительному производству также включены в претензионный реестр, что позволяет вести полный контроль и держать информацию на виду для сотрудников, а также отслеживать непосредственно процедуру взыскания. Ведение всех реестров находится в ведении юридического отдела компании.

Как работает система взыскания дебиторской задолженности

Работа с дебиторской задолженностью. Как просроченную дебиторку превратить в реальную прибыль

Совет в тему

В работе с дебиторкой поможет создание системы разделения клиентов по категориям.

В нашей компании мы разработали и утвердили тактику поведения менеджера с клиентом при возникновении задолженности. Все клиенты делятся по категориям в зависимости от предыдущего опыта и длительности сотрудничества, соблюдения ими платежной дисциплины и т. д. У новых партнеров мы проверяем сведения об учредителях (участниках), присутствие в черных списках неплательщиков. В зависимости от категории клиента мы лимитируем просроченную дебиторку.

Внедрение проекта по работе с долгами лучше разбить на несколько этапов.

У себя в компании мы разбили внедрение проекта на два этапа: осуществление деятельности в соответствии с внедряемой системой и ведение журнала учета с фиксированием проявившихся ошибок и особенностей на практике. Обязанность ведения такого журнала возлагалась на руководителей подразделений. Затем данные собирались воедино, обсуждались на общем собрании. Это помогало видеть плюсы и минусы системы и оперативно вносить изменения в локальные акты.

 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

Опрос

Вы когда-нибудь меняли предмет или основание иска?

  • Да, все прошло хорошо 30.3%
  • Нет, никогда 30.3%
  • Да, но были сложности 39.39%
Другие опросы

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.

×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль