Проверка полномочий контрагента по договору. Какие документы лучше попросить у нового партнера

1198

Перед заключением договора с новым контрагентом принято проверять документы о компании и полномочия лица, которое будет заключать сделку. Эта практика обусловлена положением статьи 312 Гражданского кодекса о том, что в случае неосуществления такой проверки неблагоприятные последствия несет сторона, которая не потребовала необходимые документы. Так, в одном из дел суд посчитал, что должник несет риск принятия исполнения ненадлежащим лицом, в случае когда он не потребовал доказательств, подтверждающих, что данное лицо является кредитором или наделено надлежащими полномочиями по принятию исполнения. А вручение исполнения ненадлежащему лицу по своим последствиям приравнивается к неисполнению обязательства ( постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.03.10 № 18АП-772/2010 ).

Таким образом, основная цель проверки для юриста – это решение вопросов о том, вправе ли контрагент вообще совершать подобные сделки, кто уполномочен выступать от его имени и требуется ли соблюдение специальных процедур или получение одобрения на заключение сделки. В противном случае компания рискует признанием сделки недействительной по причине выхода компании-контрагента за пределы своей правоспособности, а директора – предоставленных полномочий, а также совершения крупной сделки или сделки с заинтересованностью без одобрения компетентными органами.

На практике сложился определенный пакет документов, которые обычно запрашиваются у нового партнера (см. таблицу 1). Они стандартны, не вызывают вопросов у контрагентов и при условии их своевременной проверки признаются арбитражными судами в качестве надлежащего исполнения обязанности по подтверждению полномочий партнера на заключение сделки.

В тоже время некоторые компании предусматривают в своих локальных актах дополнительный пакет документов (см. таблицу 2). Вопрос о необходимости такой перестраховки каждая компания решает для себя самостоятельно, но в целом особой необходимости в этом нет.

В соответствии с Гражданским кодексом при проверке полномочий должник обязан проявить ту степень заботливости и осмотрительности, которая характерна для среднего участника оборота. Поэтому в российской практике не принято требовать представить копию паспорта генерального директора контрагента или банковскую карточку с образцами его подписи. Проверки по выписке из ЕГРЮЛ вполне достаточно.

Даже если впоследствии выяснится, что то лицо, которое выдавало себя за генерального директора компании, на самом деле таковым не являлось, то суд, скорее всего, подтвердит, что обязанность по проверке его полномочий была исполнена надлежащим образом.

Стандартный и дополнительный пакеты документов, которые стоит попросить у партнера, рассмотрены на примере общества с ограниченной ответственностью. Также в таблицах не указаны решения об одобрении сделки, так как о необходимости их составления можно будет сделать вывод после анализа нижеперечисленных документов.

Таблица 1. Основные документы, которые нужно запросить у контрагента

Значение документаТребования к документуПримечания
Свидетельства о государственной регистрации и постановке на налоговый учет

Подтверждают регистрацию и постановку контрагента на учет в налоговом органе

Нотариальная либо заверенная контрагентом копия

С помощью ИНН, ОГРН, которые содержатся в этих документах, можно проверить на сайте www.nalog.ru реальный факт существования контрагента

Выписка из ЕГРЮЛ

Позволяет выявить:

– актуальную на дату проверки редакцию устава контрагента;

– Ф.И.О. единоличного исполнительного органа;

– виды деятельности

Оригинал или нотариально заверенная копия

Информацию о контрагенте можно узнать, получив выписку самостоятельно либо в электронном виде на сайте www.nalog.ru. Выписка должна быть без исправлений и приписок, а получить ее лучшего всего за 5–10 дней до даты заключения договора

Устав (со всеми изменениями и дополнениями)

Позволяет определить:

– наличие ограничений правоспособности компании;

– порядок избрания (назначения), компетенцию и срок полномочий единоличного исполнительного органа (директора);

– перечень сделок, требующих одобрения;

– ограничение срока создания общества

Нотариальная либо заверенная контрагентом копия

Суд, признавая договор недействительным ( ст. 174 ГК РФ), указал, что если в преамбуле договора есть ссылка на устав контрагента, то это может расцениваться как ознакомление с уставом в части определения компетенции лица, заключающего сделку ( постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.05.10 по делу № А33-2075/2009 ). Но это основание не может являться единственным доказательством того, что компания знала или заведомо должна была знать об ограничениях полномочий, указанных в уставе ( п. 5 постановления Пленума ВАС РФ от 14.05.98 № 9, постановление ФАС Московского округа от 21.05.10 по делу № А40-106901/09-25-433 )

Лицензия или свидетельство о членстве в СРО (свидетельство о допуске к определенным видам работ)

Подтверждает возможность заключения и исполнения договора

Нотариальная либо заверенная контрагентом копия

Проверить лицензию можно на сайте госоргана, который ее выдал, либо путем направления официального запроса в госорган (СРО)

Решение (протокол) о назначении (избрании) единоличного исполнительного органа

Позволяет определить Ф.И.О. генерального директора контрагента либо состав коллегиального исполнительного органа и срок полномочий

Нотариальная либо заверенная контрагентом копия или выписка из решения (протокола)

Если сделку заключило неуполномоченное лицо, то она считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица ( ст. 183 ГК РФ). Но в случае превышения полномочий органом юридического лица при заключении сделки она может быть признана недействительной (ст. 168 , 174 ГК РФ) ( информационное письмо ВАС РФ от 23.10.00 № 57 «О некоторых вопросах практики применения статьи 183 ГК РФ» )

Положение о филиале или представительстве

Позволяет определить полномочия филиала (представительства)

Нотариальная либо заверенная контрагентом копия

Полномочия сотрудника должны быть указаны в доверенности и не могут основываться только на указаниях, содержащихся в положении о филиале или представительстве ( постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 07.07.10 по делу № А14-16787/2009/534/36 )

Доверенность (если от имени контрагента действует представитель по доверенности, а не директор)

Подтверждает полномочия лица, совершающего сделку от имени контрагента

Оригинал либо нотариальная копия

Если компания не потребует доказательств принятия товаров, она несет риск последствий непредъявления такого требования ( ст. 312 ГК РФ) ( постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 24.09.09 по делу № А32-396/2008 )

Бухгалтерский баланс (налоговая декларация по НДС) на последнюю отчетную дату

Позволяет определить стоимость активов с целью выяснения, является ли сделка для контрагента крупной, и установить, отчитывается ли контрагент в налоговой и имеются ли у него активы на балансе

Заверенная контрагентом копия

Можно представить запрос о получении баланса в налоговую. Скорее всего, налоговики откажут, ссылаясь на налоговую тайну. Но факт обращения за получением данных о платежеспособности контрагента (запрос с отметкой налоговой и отказ от предоставления сведений) будет указывать на проявление должной осмотрительности. Еще можно узнать данные о бухгалтерской отчетности контрагента в Росстате ( п. 1 ст. 15 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»)

Таблица 2. Дополнительные документы, которые можно запросить у контрагента

Значение документаТребования к документуПримечания
Паспорт лица, выступающего от имени компании-контрагента

Необходим для удостоверения личности генерального директора или представителя, выступающего от имени контрагента на основании доверенности

Заверенная контрагентом копия

Несмотря на то, что паспорт содержит персональные данные, в налоговых делах суды часто указывают, что желательно проверить паспорт руководителя контрагента ( постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 17.09.09 по делу № А19-1501/09 ). Действительность паспорта можно уточнить на сайте www.fms.gov.ru, а информацию о его владельце – в списке дисквалифицированных лиц и массовых заявителей на www.nalog.ru

Документы, подтверждающие местонахождение контрагента (свидетельство о праве собственности на помещение, договор аренды, гарантийное письмо от контрагента с подтверждением адреса)

Подтверждает, что компания в действительности осуществляет деятельность по определенному адресу

Заверенная контрагентом копия

Можно проверить на сайте www.nalog.ru, не находится ли контрагент по адресу массовой регистрации. Но его наличие в списке еще не говорит о том, что компания реально не находится по этому адресу (в нем указаны, например, многие бизнес-центры)

Список участников общества

Позволяет выяснить персональный состав участников с целью выявления заинтересованности в совершении сделки и оплату долей участниками общества

Заверенная контрагентом копия (или оригинал выписки из списка участников)

Выписка из списка участников не является документом, подтверждающим права на долю. В соответствии с пунктом 5 статьи 31.1 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» в случае несоответствия данных, указанных в списке участников, сведениям из ЕГРЮЛ приоритет имеют сведения из ЕГРЮЛ ( постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 02.02.11 по делу № А01-557/2010 )

Сертификат системы менеджмента качества (ISO)

Подтверждает, что в компании установлена система менеджмента качества

Заверенная контрагентом копия

Вообще сертификация не является обязательной, но внутренними документами компании может быть установлен приоритет сотрудничества с контрагентами, у которых внедрена такая система

Карточка (анкета) контрагента

Позволяет иметь в наличии основную информацию о компании-контрагенте

Оригинал (с подписью генерального директора)

Обычно компании направляют контрагенту для заполнения карточку (анкету). В ней содержатся основные сведения о контрагенте, например, название компании, ИНН, КПП, телефон, e-mail, а также информация о том, кто имеет право подписывать документы, и образец его подписи



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.

×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль