Учет договоров компании. Как оптимизировать работу юридического отдела

590
Нужны ли отдельные электронные ресурсы для учета договоров Почему специальные программы могут не подойти компании Какие разделы необходимы в реестре договоров

Даже самая маленькая компания по ходу своей деятельности заключает гражданско-правовые договоры. В зависимости от их количества организация решает вопрос с их регистрацией и учетом. Это нужно не только ради пресловутого порядка. Реестр или журнал помогут быстро найти даты и количество договоров с контрагентом, посмотреть историю изменений и дополнений, уточнить сроки исполнения и размер санкций. Учет договоров особо актуален для компаний с большим документооборотом. Они по-разному могут решать проблему оптимизации договорной работы. Например, завести специальный реестр и внести в него информацию о договорах компании за всю историю ее существования и деятельности, а затем поддерживать его в актуальном состоянии, либо приобрести специальную программу, которая хоть и не избавит от внесения информации вручную, но впоследствии поможет обеспечить автоматизированный учет обязательств.

Как организовать учет договоров

Многие компании самостоятельно разрабатывают Положение о ведении договорной работы. В качестве приложений к такому Положению обычно используют реестр договоров. Он может быть в печатном или электронном виде, как надстройка 1С или в виде специальной автоматизированной системы. Выбор варианта зависит от объема договорной работы и специфики каждой конкретной компании.

Электронный реестр договоров . Компании, у которых небольшое количество контрагентов, обычно выбирают вариант реестра в виде электронной таблицы в Word или Excel с аналогом в распечатанном виде (о разделах реестра см. таблицу на стр. 94). Несмотря на простоту ведения такого учета, у этого способа есть свои недостатки. Основным из них является то, что реестр достаточно ограничен по объему информации и немобилен в управлении. Он подходит только для регистрации договоров и хранения информации о контрагенте, но не позволяет отражать изменения и дополнения к договору, выполнение отдельных этапов соглашения, просрочку исполнения и т. д.

Специальные автоматизированные системы . Они необходимы крупным компаниям с большим количеством договоров, поскольку бумажный реестр или электронная таблица не позволят им составить четкую картину договорной деятельности, планировать и контролировать расчеты.

С помощью специальных программ можно обеспечить доступ юридического отдела к полной информации по договорам, оперативно контролировать задолженность, сроки оплаты и причины ее задержки. С их помощью в договорный процесс могут быть вовлечены все заинтересованные подразделения компании, которые будут иметь доступ к единой базе договоров.

Специальные программы учета

Существует множество программ, которые направлены на оптимизацию учета договоров и упрощение работы начиная от первого протокола разногласий и заканчивая полным исполнением (подробнее см. таблицу на стр. 95). Какую из них лучше выбрать – личное дело компании. Однако всем подобным программам свойственны примерно одинаковые преимущества и недостатки.

Сначала о минусах. Наиболее существенный заключается в стоимости программы и ее установки, а также дополнительных финансовых затратах на обучение сотрудников и техническое обслуживание. Кроме того, информацию в электронный сервис придется забивать вручную (подробнее см. таблицу на стр. 96).

Плюсов значительно больше. Во-первых, автоматизированные системы учета договоров значительно ускоряют процесс подготовки и поиска необходимых документов. В таких программах к каждому договору можно прикрепить документы в виде изображений или отсканированных копий. К договору также можно приложить и другие договоры, которые связаны с ним (например, с субподрядчиками). Еще можно использовать систему фильтров, которая позволяет быстро найти необходимые документы, знать состояние расчетов с контрагентами. Автоматизированные системы имеют, как правило, помощника ввода данных в договор. В результате меньше времени уходит на составление проекта договора.

Во-вторых, специальные программы упрощают процесс согласования проекта договора с различными подразделениями компании. Программа может быть доступна через сетевой сервер всем заинтересованным в согласовании и исполнении договора подразделениям. Это удобно тем, что в единой программе все изменения и правки сотрудников каждого отдела доступны коллегам из других подразделений. Не секрет, что многие организации сталкиваются с проблемой перекладывания ответственности за подготовку договора и его своевременное согласование. Программа помогает выдерживать сроки согласования, напоминая всем ответственным лицам о необходимости принятия решения по конкретному документу. Также можно установить такие функции, как настройка последовательности утверждения договора, автоматическое ведение протокола согласования и др.

В-третьих, программа помогает контролировать исполнение договора. Автоматизированные системы, как правило, имеют функцию напоминания о сроках действия договора, оплаты или исполнения других обязательств. В частности, передача товара по договору с истекшим сроком действия считается разовой сделкой продажи и условия договора об ответственности на нее не распространяются.

Программы могут отражать информацию о ненадлежащем исполнении, просрочке, рассрочке или отсрочке исполнения, работе по взысканию вплоть до исполнительного производства. Некоторые системы имеют механизм расчета неустойки.

ВОПРОС В ТЕМУ

Какие требования предъявляют разработчики для установки автоматизированных систем?

Особых требований нет. Обычно автоматизированную систему устанавливают на базе программных продуктов системы 1С (например, «1С: Предприятие 8»). Однако есть программные продукты, которые работают автономно и представляют собой отдельный электронный ресурс.

Тест-драйв электронных систем учета договоров 1С, «Юридический офис» и MS Office*

Договорная база в 1С Специализированный комплекс «Юридический офис» Учет договоров средствами MS Office

Недостатками этой системы учета считаю ее излишнюю неповоротливость и зависимость оператора, вводящего данные, от IT-отдела, поскольку элементарная операция добавления поля сведений влечет переделку всего модуля учета договоров

По моему мнению, этот ресурс излишне перегружен информацией. Для оперативного учета большого количества договоров и приложений к ним комплекс неудобен. Идея неплохая, но оставляет желать лучшего реализация ввода данных: их требуется вводить слишком много. При поступлении более 100 договоров в день эксплуатация системы себя не оправдала, так как на ввод договора в базу уходило больше времени, чем программа призвана была сэкономить

Оптимальным представляется ведение учета договоров с помощью программ MS Office по заранее составленной таблице, так как они позволяют легко использовать файлы одного формата в приложениях, обрабатывающих другие форматы (то есть текстовый документ Word можно обработать средствами Excel или связать его с электронной таблицей).

Кроме того, средства автоматической фильтрации в Excel позволяют готовить отчеты по заданным критериям (датам, срокам и другим параметрам )

* провел Константин Бобров, руководитель юридического департамента ОАО «Чистая планета»

Преимущества и недостатки электронных систем учета договоров*

Плюсы Минусы

Возможность учета, с какими клиентами установлены или не установлены договорные отношения

Уязвимость коммерческой тайны компании, так как доступ к электронной базе данных требует повышенных мер защиты, что не всегда соблюдается

Мониторинг движения всех договоров внутри компании

Зависимость программно-аппаратных комплексов хранения данных от наличия внешнего источника энергии. Необходимо дублирование информации на бумажном носителе

Мониторинг исполнения и сроков действия договоров

При ведении параллельных баз в юридической службе специальными средствами и в бухгалтерии средствами 1С неизбежны технические ошибки («задвоенность» договоров, неправильный синтаксис записи, орфографические ошибки)

Оперативность поиска и обработки информации по контрагентам

Поскольку бумажный документооборот никто не отменял, возрастает нагрузка на оператора, вводящего данные с бумажного носителя

Накопление статистических сведений (количество договоров за месяц, география охвата рынка)

Бывает трудно соблюсти баланс необходимых и второстепенных сведений в базе, что может ее перегрузить

Из сопоставления количества заключенных договоров со сведениями территориального управления Росстата можно своевременно оценить, занимает ли компания доминирующее положение на товарном рынке, и избежать конфликтов с антимонопольными органами

Дополнительным минусом может стать стоимость установки и обслуживания специальных программ учета договоров

* плюсы и минусы подобрал Константин Бобров, руководитель юридического департамента ОАО «Чистая планета»Учет договоров компании. Как оптимизировать работу юридического отдела

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

Опрос

Вы когда-нибудь меняли предмет или основание иска?

  • Да, все прошло хорошо 30.3%
  • Нет, никогда 30.3%
  • Да, но были сложности 39.39%
Другие опросы

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.

×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль