Золотые правила управления временем. Как не забыть о главном в рутине повседневных дел

243
Как составить план, который принесет реальную пользу в работе Почему делать малозначительные дела вредно Как находить время на отдых даже при самом плотном графике

Юристам компаний подчас приходится одновременно разбираться в гражданском, корпоративном, трудовом, налоговом, процессуальном и других отраслях права, совмещать функции in-house юриста, кадровика, взаимодействовать с государственными органами, контрагентами, выступать в суде. При таком аврале трудно удержать в голове все дела разом, выделить из них главные и те, которые могут подождать. Выходом может стать осмысленное управление своим временем и рабочим процессом.

Универсальной системы тайм-менеджмента, которая подошла бы всем и каждому, конечно, нет. Она формируется, меняется и совершенствуется каждым человеком по-своему в зависимости от объема работы, списка ежедневных задач. Кому-то идея жесткого планирования кажется неподходящей, кто-то, наоборот, привык все делать по плану. Если вы все-таки решились побороться за свободные минуты в своем плотном графике, вам помогут несколько золотых правил управления временем.

Золотые правила управления временем. Как не забыть о главном в рутине повседневных дел

Правило первое (главное): ясно видеть цель

Не правда ли, тривиальная мысль? Но это только на первый взгляд. Многие люди концентрируются на выполнении бесконечно прибавляющихся текущих задач, но забывают о том, для чего это нужно в конечном итоге. Любые мелкие рутинные дела служат для достижения более глобальной цели (например, переговоры, протоколы разногласий, проекты договора и т. д. направлены на достижение в конечном итоге взаимовыгодного соглашения между сторонами). Первое, что нужно сделать, – это определиться с количеством целей, которые вы предполагаете достичь, а затем расположить их в зависимости от важности и срочности. Правильно поставленная цель может вдохновить и придать силы. Особенно когда она достигнута, ведь всегда приятно осознавать, что с одной из задач вы наконец-то успешно справились.

Все задачи, которые валятся на юриста от руководства, бухгалтерии, финансовой службы в дополнение к обычной рутинной работе, выполнять бессистемно, по мере обращения – неэффективно и крайне утомительно. В итоге может получиться, что вы сделаете за день много дел и порядком устанете, но ни одно из них не будет закончено и на завтра работы не убавится. Успешных людей объединяет то, что у них всегда есть четкое понимание своих целей. Поэтому после того, как вы наметили цели и определили какие из них важнее всего в данный момент, можно переходить к составлению плана.

Золотые правила управления временем. Как не забыть о главном в рутине повседневных дел

Правило второе: иметь план действий на каждый день

Планирование – это необходимая часть работы, к которой многие люди относятся если не негативно, то во всяком случае без симпатии. Возможно, причина в нашем менталитете. Но, скорее всего, в том, что на составление плана нужно потратить время, которого обычно катастрофически не хватает. Поэтому первое, что реально поможет, – это осознание того, что хорошо составленный план помогает работе и делает ее проще, а потраченное на его составление время возвращается с лихвой. С планом процесс становится осознанным. Вы понимаете, от чего можете отказаться, куда можно перенести ту или иную задачу. И второе – составление плана вносит ясность в кучу-малу дел и на поверку может выясниться, что если хаос разложить по полочкам, все окажется не так уж страшно. Без плана вы не управляете ситуацией: у вас нет четкого представления о том, что является действительно важным, что необходимо сделать и к какому сроку.

Удобнее всего иметь два плана. Долгосрочный план с главными задачами (например, участие в судебном процессе, взаимодействие с судебными приставами-исполнителями при взыскании задолженности, согласование и заключение важного договора и т. д.). Эти задачи не могут быть выполнены за один-два дня. Их достижение может растянуться на многие месяцы. Поэтому-то и нужен еженедельный план, который можно корректировать, уточнять, добавлять и удалять задачи в пятницу вечером. Утро рабочего дня можно начинать именно с этого плана – быстро посмотреть, что и во сколько вы должны сделать сегодня, какие цели долгосрочного плана это поможет достичь. А перед уходом с работы можно подвести итоги и подготовить (или скорректировать) список задач на завтра. Например, по судебным делам можно сразу распланировать время от сбора документов для подачи иска до стадии исполнительного производства, затем по ходу дела корректировать свой план.

Золотые правила управления временем. Как не забыть о главном в рутине повседневных дел

Правило третье: определиться с приоритетами

Правильный выбор приоритетов – это залог успеха в нелегком деле управления временем. В тот момент, когда вы научитесь отличать главное от второстепенного и, более того, строить свою работу в соответствии с этим, – жизнь станет намного проще и свободнее. Приоритеты бывают высокие, средние и низкие.

Высокий приоритет – это дела, которые реально нельзя отложить на завтра. Например, если завтра у вас судебный процесс в 9 утра, вы не можете подготовиться к нему тоже завтра. Или если претензию вы должны были отправить в течение 5 дней и завтра – последний, откладывать нельзя.

Средний приоритет предполагает, что срок для выполнения задачи близок, но сегодняшний день – не последний. Проще говоря, нужно поторопиться, но еще не горит.

Низкий приоритет – это задача, которую можно выполнить в любое время в течение продолжительного отрезка, и если вы отложите ее на завтра – ничего страшного не произойдет. С такими делами больше всего проблем: от них хочется побыстрее избавиться, чтобы они не отвлекали от главного. Вот тут и кроется основная ошибка: на самом деле они отнимают драгоценное время и силы от выполнения задач с высоким и средним приоритетом. В результате, сделав всю мелочевку, вы задерживаетесь на работе или приходите раньше и делаете то, что нельзя отложить.

Золотые правила управления временем. Как не забыть о главном в рутине повседневных дел

Правило четвертое: отдыхать, несмотря ни на что

Это самый болезненный вопрос, который вызывает закономерную реакцию: когда мне отдыхать, а работать кто будет? Максимум, на что вы в лучшем случае отвлекаетесь в течение дня, это обед, разговор с коллегой, перекур, чашечка кофе. У такого отдыха есть один большой минус – он неритмичен. А человек – существо биологическое, привыкшее к определенным ритмам. Поэтому лучше использовать небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени. Как правило, оптимальный режим – примерно пять минут отдыха через каждый час или десять минут через полтора часа. Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Как бы ни был загружен ваш рабочий день, какой бы аврал ни царил в офисе – выделите пять минут в час на отдых, иначе вы быстро «сдуетесь».

СОВЕТЫ В ТЕМУ

Если у вас появилось большое количество задач и по приоритетности они примерно равны – выполняйте их «по внутреннему убеждению».

Запишите задачи в произвольном порядке на лист бумаги. После этого прочитайте, и как только появится внутреннее ощущение готовности решить ту или иную задачу – беритесь за нее. И так по кругу, пока либо не будут решены все задачи, либо ни разу не появится внутренней установки на действие. В этом случае дела из списка переносятся на другой день или вовсе отменяются. Правда, это подходит для задач, не привязанных к конкретному времени.

Чтобы ваша таблица дел и встреч была доступна в любой удобный момент, разместите ее в календаре Outlook.

Тогда работать с ней можно будет и со смартфона, и с компьютера. Все что нужно – доступ в интернет. А если надо, можно просто загрузить таблицу в компьютер (в коммуникатор) и работать с ней офлайн, а потом вернуть обратно.

 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.

×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль