Экстренные правила финансовой безопасности. Как оградить компанию от хищений

101
Кому можно, а кому нельзя доверить печать компании Чем опасна доверенность на подписание договоров Как распознать менеджера‑мошенника

В условиях финансовой нестабильности у некоторых сотрудников может появиться соблазн «компенсировать» свои потери в зарплате за счет имущества компании. Чтобы избежать подобных ситуаций, мы предлагаем некоторые превентивные меры.

Доступ к печати компании лучше ограничить

Важнейшая мера по защите финансовой безопасности компании – обеспечение сохранности ее печати. Во многих организациях печать хранится у секретаря, который не глядя может «проштамповать» любой бланк договора, поданный менеджером по работе с клиентами. Последствия этого могут быть самыми печальными. Увольняю-щиеся сотрудники без проблем могут заверить печатью 10–20 бланков или даже пустых листов бумаги, которые впоследствии «превратят» в договоры, приносящие компании убыток.

Доступ к печати можно ограничить, предоставив право ее хранения отдельному доверенному лицу – главному бухгалтеру, финансовому директору либо руководителю юридического департамента. Эти люди как минимум задумаются о том, на каких документах ее можно проставлять.

В чем опасность доверенности

В организациях с большой клиентской базой договоры с контрагентами часто подписывает не гендиректор, а менеджеры. Каждому их этих работников выдается доверенность на заключение соответствующих договоров.

Выдавая такую доверенность, гендиректор, естественно, рассчитывает, что сотрудник будет заключать договоры по тем формам, которые утверждены в компании. Однако в доверенности условия договора прописать нельзя. Так что в результате поверенный может заключить от имени компании такие договоры, которые могут стоить ей очень дорого. Поэтому чем меньше выдается доверенностей на право подписания хозяйственных договоров, тем безопаснее. А при увольнении сотрудника в обходной лист нужно включить пункт, подтверждающий, что он вернул полученные доверенности.

Как бороться с недобросовестными менеджерами

Не секрет, что менеджеры, имеющие право заключения договоров от имени компании за определенный «откат», могут заключать договоры, по условиям которых компания будет получать товары и услуги по завышенным ценам. Чтобы бороться с этим, в процедуру согласования договоров можно включить следующие контрольные мероприятия.

Финансовому директору поручить проверку работы менеджмента по выбору поставщиков. Метод состоит в сравнении условий предлагаемой закупки по цене и объему с условиями предыдущих закупок у того же контрагента или других поставщиков. Если эти параметры значительно отличаются от предыдущей партии, то заявка возвращается менеджеру.

Второй метод состоит в том, что каждого менеджера можно обязать формировать лист альтернатив для любой закупки. Поставщиков должно быть не менее трех, каждый из них должен удовлетворять утвержденным требованиям по качеству, техническим характеристикам и пр. Все предложения сводятся на один лист, который и называется листом альтернатив. Представленные предложения анализируются ответственным сотрудником на предмет обоснованности выбора.

Обе процедуры эффективны на этапе заключения договора. Если договор уже заключен, то превышение цен больше чем на 20–30 процентов по сравнению с предыдущей поставкой может быть признаком мошенничества.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.