Как провести очередное общее собрание участников ООО

2635
Как минимум один раз в год участники ООО должны принимать непосредственное участие в управлении обществом, собираясь на очередное общее собрание.
Как провести очередное общее собрание участников ООО

Владислав Добровольский

кандидат юридических наук, руководитель корпоративной практики Юридической Группы «Яковлев и Партнеры» (в 2001—2005 гг. — судья Арбитражного суда г. Москвы)

Как провести очередное общее собрание участников ООО

Владислав Кузнецов

шеф-редактор ЮСС «Система Юрист»

Как провести очередное общее собрание участников ООО

Сергей Карулин

главный юрисконсульт ОАО «Реестр»

Как минимум один раз в год участники ООО должны принимать непосредственное участие в управлении обществом, собираясь на очередное общее собрание.

Общее собрание участников является высшим органом управления в ООО (п. 1 ст. 32 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; далее — Закон об ООО).

Юристу ООО нужно знать, как подготовить собрание, провести его и оформить его результаты, чтобы потом решения участников не были признаны недействительными.

Внимание! За нарушение требований к подготовке и проведению собрания организацию и ее должностных лиц могут оштрафовать.

Как соблюсти порядок созыва очередного общего собрания участников

Очередное общее собрание участников нужно проводить в сроки, определенные уставом, но не реже чем один раз в год.

Таким образом, очередное собрание — это не всегда только годовое собрание.

Если очередное собрание планируется проводить один раз в год, то на нем нужно будет утверждать годовые результаты деятельности общества. К такому собранию (с такой повесткой дня) закон устанавливает особое требование: оно должно быть проведено с 1 марта по 30 апреля. Однако на самом деле собрание лучше успеть провести не позднее трех месяцев по окончании года.

Обоснование

Собрание должно проводиться не ранее чем через два месяца и не позднее чем через четыре месяца после окончания финансового года (ст. 34 Закона об ООО). Понятие «финансовый год» в законодательстве не определено. Но установлено понятие «отчетный год» (ст. 15 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; далее — Закон о бухучете). Отчетным годом является календарный год — с 1 января по 31 декабря включительно. Бухгалтерская отчетность составляется за отчетный год. Таким образом, под финансовым годом понимается отчетный год, который в свою очередь совпадает с календарным. А значит, собрание нужно провести с 1 марта по 30 апреля. Но есть и еще одно требование. Годовую отчетность необходимо представить в орган госстатистики в течение трех месяцев по окончании года (п. 2 ст. 18 Закона о бухучете). На момент представления она должна быть утверждена общим собранием (п. 9 ст. 13 Закона о бухучете). Чтобы соблюсти это требование, собрание необходимо провести не позднее трех месяцев по окончании года.

Если очередные собрания планируется проводить несколько раз в год, то нужно указать, на каком из них будут утверждаться годовые результаты деятельности. Такое собрание также должно быть проведено в названный выше период.

Даже если ООО состоит из одного участника, нужно соблюдать сроки утверждения годовых результатов деятельности общества (ст. 39 Закона об ООО).

Утверждение годовых результатов деятельности ООО относится к исключительной компетенции общего собрания участников (п. 2 ст. 33 Закона об ООО).

Порядок созыва общего собрания участников общества определен в статье 36 Закона об ООО. Также отдельные требования могут быть предусмотрены уставом общества.

Исполнительный орган общества (директор или правление) подготавливает, созывает и проводит очередное общее собрание участников. Эти вопросы можно передать совету директоров, если это прямо закрепить в уставе (далее по тексту как лицо, уполномоченное проводить собрание участников, указывается директор).

Не менее чем за 30 дней до даты проведения собрания директор обязан уведомить об этом каждого участника заказным письмом по адресу, указанному в списке участников.

Устав может предусматривать более короткий срок для уведомления участников о проведении собрания (п. 4 ст. 36 Закона об ООО).

Кроме того, устав может предусматривать иной способ уведомления участников о собрании. Например, объявление об этом в определенном участниками средстве массовой информации (СМИ).

Совет

Лучше направлять уведомление письмом с объявленной ценностью, описью вложения и уведомлением о вручении.

По закону это не обязательно, но если возникнет спор, то общество должно будет доказать, что участника в надлежащем порядке уведомили о проведении собрания (постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 апреля 2009 г. по делу № А56−16863/2007). Описью вложения можно будет подтвердить, что участнику направлялось именно уведомление, а не любая другая корреспонденция или чистые листы (постановление ФАС Поволжского округа от 27 февраля 2009 г. по делу № А12−11698/2008). Судебная практика подтверждает, что доказательством надлежащего уведомления является почтовая квитанция о направлении ценного письма с описью вложения (постановления ФАС Московского округа от 31 марта 2011 г. № КГ-А41/2517−11-П-1,2 по делу № А41−1635/10 и от 20 января 2010 г. № -КГ-А40/14003−09 по делу № А40−44834/09−83−352).

Если же устав предусматривает уведомление заказным письмом, то для формального соблюдения требования устава дополнительно к ценному письму нужно направить заказное письмо с уведомлением о вручении. Для заказного письма опись вложения не оформляют. Такое правило установлено в пункте 12 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Р. Ф. от 15 апреля 2005 г. № 221 и в Перечне видов и категорий регистрируемых почтовых отправлений, принимаемых с описью вложения, с уведомлением о вручении, с наложенным платежом (утвержденном приказом ФГУП «Почта России» от 6 июля 2005 г. № 261).

Также учитывая, что обычно в ООО немного участников, уведомления можно направлять с курьером. В таком случае на копии уведомления нужно получить отметку адресата о получении: подпись с расшифровкой и датой получения.

Совет

Перед направлением уведомлений необходимо проверить актуальность списка участников.

Возможно, с даты последнего обновления списка у некоторых участников сменился адрес или сменились сами участники, но информация об этом еще не поступила в общество.

Проверить актуальность можно, связавшись с участниками, в особенности с теми, кто в последнее время планировал совершить сделку по отчуждению доли. Также можно получить свежую выписку из ЕГРЮЛ.

В противном случае может возникнуть спорная ситуация, если на собрание явится участник, сведений о котором еще нет в списке участников, или кто-то из участников ООО не узнает о проведении собрания. Участник, не присутствовавший на собрании, может обратиться в суд с требованием признать принятое решение недействительным.

При этом необходимо помнить, что если участник не предоставит информации об изменении сведений о себе, общество не будет нести ответственность за причиненные в связи с этим убытки (ст. 31.1 Закона об ООО).

Что должно содержать уведомление о проведении очередного общего собрания участников

Уведомление должно содержать:

Помимо этого в уведомлении можно напомнить участникам о том, что для регистрации необходимо предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, а для участия в собрании представителя нужна надлежаще оформленная доверенность (п. 2 ст. 37 Закона об ООО).

К уведомлению нужно приложить информацию и материалы, соответствующие повестке дня. Так, если на повестку дня вынесен вопрос об утверждении годовых результатов деятельности, нужно приложить годовой отчет (а при необходимости — еще и заключения ревизионной комиссии (ревизора) и аудитора по результатам проверки годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов общества). Если вопрос об избрании правления, совета директоров, ревизионной комиссии (ревизора), то к уведомлению нужно приложить сведения о кандидатах на эти должности. Если вынесен вопрос о внесении изменений в устав, то прикладываем проект изменений (дополнений) или проект устава в новой редакции. Если нужно утвердить внутренние документы общества — прикладываем их проекты.

При этом устав может предусматривать иной порядок ознакомления участников с материалами.

Нарушение приведенных правил может стать основанием для признания решения собрания недействительным (определение ВАС РФ от 27 мая 2011 г. № ВАС-6214/11; постановление ФАС Центрального округа от 30 июня 2009 г. по делу № А62−5672/2008).

Можно ли провести очередное общее собрание участников общества вне местонахождения общества

Да, при соблюдении определенных условий.

Закон не запрещает проводить собрание в пределах поселения (города, поселка, села), являющегося местонахождением общества, если устав не предусматривает конкретное место проведения собрания.

За пределами этого поселения собрание можно провести лишь при условии, что участники будут иметь реальную возможность участвовать в нем и такое участие не будет для них обременительным (например, из-за труднодоступности места, неоправданных расходов и других обстоятельств).

В противном случае решение собрания может быть признано недействительным. На это указывает ВАС РФ в постановлении Президиума ВАС РФ от 22 февраля 2011 г. № 13456/10.

Если уставом определено конкретное место проведения собрания, то собрание нужно проводить в этом месте.

Любой участник общества вправе вносить предложения о включении в повестку дня общего собрания участников общества дополнительных вопросов не менее чем за 15 дней до даты проведения собрания. Такой срок установлен с учетом того, что после получения предложений от участников директор должен рассмотреть их, принять решение о включении их в повестку дня и уведомить других участников о дополнительных вопросах.

Таким образом, если предложение участника поступило в общество не позднее чем за 15 дней до даты проведения собрания, дополнительный вопрос может быть включен в повестку дня. Если предложение поступит позже, то директор будет вправе не включать его в повестку дня.

Уставом может быть предусмотрен более короткий срок для внесения предложений в повестку дня (п. 4 ст. 36 Закона об ООО).

Директор включает в повестку дня предложенный участником вопрос, если он относится к компетенции общего собрания участников и соответствует законодательству, при этом формулировку вопросов он изменять не может.

Если дополнительный вопрос соответствует установленным требованиям, но директор не включил его в повестку дня, участник может в судебном порядке признать такое решение незаконным и понудить общество включить предложенный вопрос в повестку дня общего собрания участников (п. 21 постановления от 9 декабря 1999 г. Пленума Верховного суда РФ № 90, Пленума ВАС РФ № 14 «О некоторых вопросах применения Федерального закона „Об обществах с ограниченной ответственностью“»; далее постановление № 90/14).

Нужно ли уведомлять участников очередного общего собрания об изменении первоначальной повестки дня

Да, обязательно.

Директор обязан не менее чем за 10 дней до даты проведения собрания уведомить всех участников общества о внесенных в повестку дня изменениях заказным письмом (лучше — с уведомлением о вручении) по адресу, указанному в списке участников общества (абз. 4 п. 2 ст. 36 Закона об ООО). Поскольку для заказных писем опись вложения не оформляют, отправление можно также продублировать письмом с объявленной ценностью с описью вложения и уведомлением о вручении.

Уставом может быть предусмотрен более короткий срок для уведомления участников об изменении повестки дня (п. 4 ст. 36 Закона об ООО).

Уведомление должно содержать дополнительные вопросы, включенные в повестку дня. К уведомлению нужно приложить информацию и материалы, соответствующие повестке дня.

Информация и материалы, подлежащие направлению участникам в течение 30 дней до даты собрания, должны быть доступны для ознакомления всем участникам общества по местонахождению директора общества.

По требованию участников директор предоставляет копии документов, их стоимость для участников не может превышать затрат на их изготовление.

В случае несоблюдения описанного выше порядка созыва общего собрания участников (порядка уведомления участников, определения повестки дня собрания и других условий) такое собрание будет правомочным, если в нем участвуют все участники общества (п. 5 ст. 36 Закона об ООО).

Как правильно провести очередное общее собрание участников

Порядок проведения общего собрания участников общества определен в статье 37 Закона об ООО. Также отдельные требования могут быть предусмотрены уставом общества, внутренними документами общества или решением самого собрания.

Форма проведения собрания. Очередное собрание участников обычно проводят в очной форме, то есть с созывом всех участников, совместным обсуждением вопросов повестки дня и голосованием. Но закон разрешает провести его и в заочной форме (опросным путем) с соблюдением требований статьи 38 Закона об ООО.

При этом собрание, на котором будут утверждаться годовые результаты деятельности общества, может быть проведено только в очной форме (п. 1 ст. 38 Закона об ООО).

Регистрация прибывших участников общества. Регистрацию обычно проводит директор или иное назначенное им лицо. Регистрацию нужно проводить перед открытием собрания. Фактически она сводится к письменному фиксированию факта прибытия конкретного участника после проверки его полномочий.

Совет

При регистрации прибывших участников нужно использовать лист регистрации.

Форма такого листа не утверждена, но обычно в нем указывают дату, время и место проведения собрания, время начала и окончания регистрации, Ф.И.О. или наименование прибывших участников, паспортные данные участников (представителей). Если на собрание прибыл не сам участник, а его представитель, то в листе лучше зафиксировать реквизиты доверенности. В соответствующей графе каждый участник (представитель) ставит личную подпись.

Заполненный лист регистрации будет приложением к протоколу общего собрания участников общества.

Незарегистрировавшиеся участники не допускаются до голосования (п. 2 ст. 37 Закона об ООО).

Участники ООО вправе принимать участие в собрании как лично, так и через представителей.

Представитель участника должен предъявить документ, подтверждающий его надлежащие полномочия. Доверенность, выданная представителю участника, должна содержать сведения о представляемом и представителе (имя или наименование, местожительство или местонахождение, паспортные данные), должна быть заверена подписью руководителя и печатью организации или удостоверена нотариально (п. 2 ст. 37 Закона об ООО).

Совет

Участнику ООО: полномочия представителя в доверенности лучше прописать максимально подробно. В противном случае его могут не допустить до голосования, либо представитель может выйти за пределы полномочий, которые хотел ему передать участник.

Лицу, осуществляющему регистрацию участников, прибывших на собрание: закон устанавливает, что представители участников общества должны предъявить документы, подтверждающие их надлежащие полномочия (п. 2 ст. 37 Закона об ООО). В связи с этим лицо, осуществляющее регистрацию участников, имеет полное право требовать от представителей предоставить такие документы.

Необходимо внимательно проверять сведения, указанные в доверенности, в том числе:

  • сведения о доверителе и доверенном лице (в том числе соответствие сведений, указанных в доверенности, паспортным данным доверенного лица);
  • срок, на который выдана доверенность (если он не указан, то доверенность действует в течение одного года (п. 1 ст. 186 ГК РФ));
  • полноту полномочий (доверенность должна предусматривать передачу полномочий на участие в собрании и голосование по вопросам повестки дня, а также по вопросу избрания председательствующего. Доверенность с общей формулировкой (на представление интересов участника во всех органах и организациях) не подходит).

Доверенность или ее заверенную копию нужно обязательно сохранить.

Если от участника, являющегося юридическим лицом, действует его руководитель, он также должен подтвердить свои полномочия (заверенной копией протокола или решения о его назначении (выпиской из него) или выпиской из ЕГРЮЛ). Во избежание конфликтов об этом требовании лучше заранее напомнить участникам собрания.

Документы, подтверждающие полномочия представителя, необходимо сохранить.

Кроме того, само общество может заблаговременно заказать выписки из ЕГРЮЛ по своим участникам — юридическим лицам. В таком случае общество будет знать актуальные сведения о руководителях в таких организациях.

При этом нужно помнить, что после получения такой выписки руководитель общества-участника может быть переизбран. В таком случае его полномочия будет подтверждать протокол или решение о его назначении (выписка из него), так как изменения в ЕГРЮЛ могут еще не внести.

Доверенность, выданная в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена (п. 3 ст. 187 ГК РФ).

Если доверенность имеет ошибки или неточности и не дает доверенному лицу право представлять участника на собрании, такого представителя не следует допускать до голосования.

Отказ в признании полномочий представителя и в допуске на собрание можно не оформлять, закон такого требования не устанавливает. Общество не отвечает за то, что участник, который был уведомлен о собрании надлежащим образом, не позаботился о явке на собрание уполномоченного представителя.

Тем не менее если отказ мотивирован и законен, лучше отразить это в протоколе собрания: в разделе, где указываются лица, принявшие участие в собрании, и кворум, можно указать, что к участию в собрании не были допущены лица в связи с ненадлежащим оформлением документов, подтверждающих их полномочия действовать от имени участников.

Порядок отказа в допуске на собрание общество может закрепить во внутреннем документе, например, в Положении об общем собрании участников.

Открытие собрания. Собрание нужно открыть во время, которое указано в уведомлении о проведении собрания.

Если же все участники общества зарегистрировались до наступления назначенного времени, то собрание может быть открыто и ранее (п. 3 ст. 37 Закона об ООО).

Открывает собрание генеральный директор или председатель правления (п. 4 ст. 37 Закона об ООО). Если же собрание созвано советом директоров (наблюдательным советом), то его открывает председатель совета директоров.

Как назначить председательствующего на очередном общем собрании участников ООО

Его нужно выбрать из числа участников.

Лицо, открывающее собрание, проводит выборы председательствующего из числа участников общества.

Решение по данному вопросу участники принимают большинством голосов от общего числа голосов участников, имеющих право голосовать на данном собрании. Каждый участник собрания имеет один голос.

Уставом может быть предусмотрен иной порядок избрания председательствующего (п. 5 ст. 37 Закона об ООО).

Ведение протокола собрания. Ведение протокола организует исполнительный орган общества (п. 6 ст. 37 Закона об ООО). Это может быть генеральный директор или правление, в зависимости от того, к чьей компетенции устав относит этот вопрос. Непосредственно вести протокол может иное лицо, например, секретарь собрания, если на него будут возложены такие обязанности (приказом генерального директора или правления).

Как оформить полномочия секретаря на очередном общем собрании участников ООО

Закон не устанавливает, как именно это сделать, поэтому можно воспользоваться одним из следующих способов:

Избрание секретаря на собрании будет иметь большую значимость по сравнению с другими вариантами, поскольку в таком случае участники непосредственно выражают свою волю и доверяют ведение и подписание протокола конкретному лицу.

Общие требования к содержанию и оформлению протокола общего собрания участников законом не установлены.

Срок оформления протокола в окончательной форме законом не установлен. Но в течение 10 дней после его оформления генеральный директор (правление или иное лицо, осуществлявшее ведение протокола) направляет копию протокола всем участникам общества по адресам, указанным в списке участников общества. Направлять копии протокола нужно заказным письмом (лучше — с уведомлением о вручении). Такие требования установлены в абзаце 3 пункта 6 статьи 37, пункте 1 статьи 36 Закона об ООО. Поскольку для заказных писем опись вложения не оформляют, отправление можно также продублировать письмом с объявленной ценностью с описью вложения и уведомлением о вручении.

Лицо, организующее ведение протокола, обеспечивает, чтобы оригинал протокола был подшит в книгу протоколов, которая должна в любое время предоставляться любому участнику общества для ознакомления. По требованию участников генеральный директор выдает удостоверенные выписки из книги протоколов.

Принятие решений на собрании. Решения следует принимать только по вопросам повестки дня, сообщенным участникам общества в установленном порядке.

«Выйти за пределы» повестки дня можно лишь в том случае, если в собрании участвуют все участники общества (п. 7 ст. 37 Закона об ООО).

Решения принимаются единогласно или большинством голосов. При этом большинство голосов рассчитывается от всех голосов участников общества, а не только от голосов тех участников, которые присутствуют на собрании (п. 8 ст. 37 Закона об ООО). Таким образом, если в собрании не будут участвовать участники, имеющие простое большинство голосов (50% и один голос) от общего числа голосов, то ни по одному вопросу принять решение будет невозможно.

Решение собрания, принятое по вопросам, не включенным в повестку дня (за исключением случая, когда на собрании присутствовали все участники), либо без необходимого для принятия решения большинства голосов участников, не имеет силы независимо от обжалования такого решения в судебном порядке (п. 6 ст. 43 Закона об ООО).

Решения, принимаемые единогласно. Единогласно участники принимают решения по вопросу реорганизации или ликвидации общества, а также в случаях, предусмотренных в Законе об ООО.

По вопросу о том, можно ли в уставе расширить перечень вопросов, решение по которым участники должны принимать единогласно, судебная практика расходится.

Решения, принимаемые квалифицированным большинством. Решение по вопросу изменения устава общества, в том числе изменения размера уставного капитала общества, участники принимают не менее чем 2/3 голосов от общего числа голосов участников общества. Уставом может быть предусмотрено, что для принятия решения по данному вопросу необходимо большее количество голосов.

Кроме того, квалифицированным большинством участники принимают решения по вопросам, предусмотренным в Законе об ООО.

Дополнительные вопросы, решение по которым должно приниматься квалифицированным большинством, могут быть предусмотрены уставом.

Решения, принимаемые простым большинством. Простым большинством участники принимают решения по всем остальным вопросам. При этом уставом может быть предусмотрено, что для принятия решения по отдельным вопросам (для которых по закону достаточно простого большинства голосов) необходимо большее количество голосов.

Решения, которые приняты без необходимого большинства голосов участников общества, не имеют силы независимо от того, были ли они обжалованы в судебном порядке (п. 6 ст. 43 Закона об ООО). Это подтверждает судебная практика (п. 24 постановления № 90/14; постановление ФАС Московского округа от 30 июня 2011 г. № КГ-А41/4489−11 по делу № А41−10523/09).

Участники принимают решения открытым голосованием, то есть выбор участников не скрывается, они могут видеть, как голосуют другие участники. При этом уставом может быть предусмотрен иной порядок голосования, например, бюллетенями. Закон не обязывает участников голосовать бюллетенями, но в случае возникновения спора это полностью исключит возможность участника ссылаться на то, что он голосовал иным образом или вообще не принимал участие в собрании.

Если в обществе не создана счетная комиссия, кто может выполнять ее функции

Функции счетной комиссии может выполнять председатель собрания, секретарь или иное лицо, уполномоченное на это.

Этот вопрос может быть урегулирован в Положении об общем собрании участников.

Если внутренним документом общества это не урегулировано, то конкретное лицо можно уполномочить приказом генерального директора или решением общего собрания участников.

Проведение кумулятивного голосования. По вопросам об избрании членов совета директоров (наблюдательного совета), членов коллегиального исполнительного органа (правления) и (или) членов ревизионной комиссии можно провести кумулятивное голосование. Такой порядок голосования должен быть закреплен в уставе (п. 9 ст. 37 Закона об ООО).

Как провести кумулятивное голосование

Кумулятивное голосование нужно проводить следующим образом:

1. Число голосов, принадлежащих каждому участнику общества, нужно умножить на число лиц, которые должны быть избраны в орган общества. В результате каждый участник приобретет определенное количество голосов.

2. Каждый участник по своему усмотрению отдает голоса, которыми он обладает, выбранным им кандидатам. При этом он может как отдать все голоса за одного кандидата, так и распределить их на нескольких кандидатов.

3. Кандидаты, которые получили наибольшее число голосов, считаются избранными на соответствующую должность.

В случае оспаривания решения общего собрания участников суд может с учетом всех обстоятельств оставить в силе обжалуемое решение, если голосование участника, подавшего заявление, не могло повлиять на результаты голосования, допущенное нарушение не является существенным и решение не повлекло причинение убытков участнику общества, обратившемуся с иском (п. 2 ст. 43 Закона об ООО; абз. 4 п. 22 постановления № 90/14). Существенность нарушения суд определяет по своему усмотрению.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.

×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль