Регламент эффективной работы с доверенностями. Как делегировать полномочия с наименьшими рисками

10018
К сожалению, во многих компаниях юристы относятся к правовой функции работы с доверенностями как к технической, не требующей особых знаний и опыта. Между тем делегирование полномочий генерального директора через доверенности — очень ответственная сфера, Недостатки внимания к ней могут обернуться значительными убытками компании. Поэтому данную правовую функцию целесообразно упорядочить, установив четкий и подробный алгоритм работы с доверенностями. Каким образом это можно сделать, вы узнаете из этой статьи на примере стандартов эффективной работы с доверенностями, принятых в компании RU-COM.

Для чего компании нужен регламент работы с доверенностями
Стоит ли выдавать сотрудникам доверенности с правом передоверия
Как организовать отмену доверенностей увольняющихся работников

К сожалению, во многих компаниях юристы относятся к правовой функции работы с доверенностями как к технической, не требующей особых знаний и опыта. Между тем делегирование полномочий генерального директора через доверенности — очень ответственная сфера, Недостатки внимания к ней могут обернуться значительными убытками компании. Поэтому данную правовую функцию целесообразно упорядочить, установив четкий и подробный алгоритм работы с доверенностями. Каким образом это можно сделать, вы узнаете из этой статьи на примере стандартов эффективной работы с доверенностями, принятых в компании RU-COM.

Основные задачи и принципы работы с доверенностями

Ключевая задача состоит в том, что выдача каждой доверенности должна быть организована исключительно через юридическую службу (в том числе это касается доверенностей, выдаваемых в порядке передоверия, а также доверенностей на получение ТМЦ, которые на практике зачастую оформляются бухгалтерией). В идеале выдача доверенности без визы руководителя юридической службы должна стать невозможной. При этом необходимо обеспечить строгий единый учет всех доверенностей.

Процедура выдачи доверенностей. Важно четко регламентировать процесс выдачи доверенностей, в том числе путем утверждения максимального числа форм доверенностей для разных случаев и иных документов, необходимых для работы с доверенностями. Кроме того, нужно установить сроки подготовки доверенностей юрслужбой (например, в компании RU-COM они составляют не более 3 рабочих дней).

Срок действия доверенностей. Лучше установить практику выдачи доверенностей работникам компании с бессрочными трудовыми договорами на максимальный срок (3 года), но в пределах срока действия полномочий директора. В случае увольнения работников, а также досрочного прекращения полномочий единоличного исполнительного органа можно прибегать к институту отмены доверенностей. Максимальный срок действия доверенностей оптимизирует работу юристов, особенно если число выдаваемых доверенностей в компании исчисляется сотнями. В такой ситуации проще выдавать доверенности на длительный срок, а дальше при необходимости отменять ставшие ненужными доверенности.

Право передоверия. В целях оптимизации деятельности директора по подписанию документов целесообразно в доверенностях, выдаваемых на должностных лиц, активно использовать институт передоверия (ст. 187 ГК РФ). Бытует мнение, что на период отсутствия одного представителя по доверенности проще выдать другому представителю новую доверенность, подписанную единоличным исполнительным органом. В таком случае не нужно прибегать к услугам нотариуса (п. 3 ст. 187 ГК РФ). К тому же к доверенностям с правом передоверия многие относятся с опаской — якобы невозможно отследить цепочку передоверий.

На самом деле вариант с выдачей новой доверенности реализуем не всегда — в нужный момент директор тоже может оказаться в отпуске, командировке и т. д. В таком случае выручит именно право передоверия. А снизить риск негативных последствий можно, указав в доверенности, что представитель не вправе передавать другому лицу само право на передоверие. Тогда новый представитель, получивший доверенность в порядке передоверия, не сможет в свою очередь передать полномочия третьим лицам. Также можно ограничить возможность выдачи доверенности с правом передоверия только работникам компании (не выдавать их третьим лицам). Кроме того, уменьшить риски передачи полномочий во вред компании помогут некоторые организационные меры, о которых будет сказано ниже.

Регламент по работе с доверенностями. Регламент компании по работе с доверенностями должен содержать общие положения, разделы об инициировании подготовки доверенностей, о порядке подготовки доверенностей, их согласовании и выдаче, учете и хранении, прекращении, особенностях работы с доверенностями, выдаваемыми в порядке передоверия, порядке одобрения сделок, совершенных неуполномоченным лицом, контроле за соблюдением порядка работы с доверенностями. Регламент целесообразно периодически пересматривать (не реже раза в год) с учетом наработанной практики.

Организация делегирования полномочий

В целях создания эффективной системы делегирования полномочий генерального директора в компании RU-COM ежегодно издается приказ, определяющий перечень контрагентов, а также перечень наименований должностей работников, которым с учетом их трудовой функции могут быть выданы доверенности по подписанию соответствующих документов и (или) на представительство в отношениях с соответствующими контрагентами.

Таким приказом также целесообразно утвердить перечень ключевых должностных лиц, в отношении которых юристы обязаны осуществлять автоматическую своевременную выдачу новых доверенностей взамен прекращенных в связи с истечением срока действия. Это могут быть финансовый директор, главный бухгалтер, руководитель службы по работе с персоналом. Всем остальным сотрудникам лучше оформлять новые доверенности по письменным заявкам с указанием должностного лица, которое инициирует выдачу доверенности, лица, для представительства перед которым нужна доверенность, а также Ф.И.О. и паспортных данных представителя. Заявки обязательны также для выдачи доверенностей третьим лицам (не являющимся сотрудниками). Этот приказ также определяет перечень должностных лиц, которым доверенность предоставляется с правом передоверия, называет конкретные полномочия, которые можно передоверить, а также устанавливает перечень тех лиц, кому можно передать соответствующие полномочия в порядке передоверия (Ф.И.О. или наименование должностей). Такие же ограничения прописываются в тексте самих доверенностей с правом передоверия.

Организация учета доверенностей

Юридической службе необходимо организовать строгий единый учет всех доверенностей посредством ведения соответствующего журнала учета и архива копий выданных доверенностей. В случаях когда доверенности выдаются лицам, не являющимся работниками компании, или юридическим лицам, к архивной копии доверенности лучше прикладывать также копию паспорта представителя — физического лица или уполномоченного лица представителя-организации. В журнале нужно отражать сведения, в том числе о доверенностях, выданных в порядке передоверия, о прекращении и отмене доверенностей, о сроках их действия. Мониторинг сроков позволит вовремя отслеживать факты прекращения доверенностей и оперативно выдавать новые доверенности.

Для оптимизации работы учет доверенностей можно вести не только в бумажном журнале, но и в виде таблицы в Excel с использованием гиперссылок на электронные копии всех доверенностей компании.

Требования к доверенностям

В регламенте по работе с доверенностями нужно закрепить не только юридические, но и чисто технические требования к оформлению доверенностей. Это позволит избежать ошибок, а также последующего использования доверенностей во вред компании.

Юридические требования к доверенностям. В частности, в стандарте RU-COM закреплены требования к обязательному наличию в доверенностях даты их совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ), в доверенностях, выдаваемых от лица компании, — собственноручной подписи генерального директора (использование факсимиле согласно регламенту запрещается), печати компании, подписи главного бухгалтера, если речь идет о доверенности на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Установлен перечень информации, которую необходимо указать в доверенности о компании и ее представителе (полное и сокращенное наименование компании согласно актуальной выписке из ЕГРЮЛ, местонахождение, ИНН и ОГРН, о физическом лице — Ф.И.О., указанное в гражданском паспорте, полностью, без сокращений).

Дату выдачи доверенности необходимо проставлять прописью — это минимизирует риск опечаток, а также последующей подделки даты. Согласно стандарту RU-COM, доверенности оформляются на фирменном бланке компании, но это правило необязательно для доверенностей, выдаваемых в порядке передоверия.

Стандарт RU-COM рекомендует при подготовке доверенности запрашивать актуальную копию паспорта представителя — физического лица и не указывать в доверенностях со сроком действия более года наименование должности и места постоянной регистрации представителя — физлица (эти данные в течение срока действия доверенности могут измениться).

Для простоты мониторинга прекращения доверенностей в стандарте RU-COM рекомендуется указывать срок окончания действия доверенности не периодом времени (например, один год или три года), а конкретной датой (число, месяц, год) с использованием предлога «по» и слова «включительно» — например, «по тридцать первое декабря две тысячи одиннадцатого года включительно». При определении срока действия доверенности юристу необходимо учитывать срок действия трудового договора с представителем, если это работник компании, либо срок действия гражданско-правового договора, на основании и во исполнение которого выдана доверенность. Нужно иметь в виду также срок полномочий единоличного исполнительного органа компании с учетом того, что при избрании нового генерального директора доверенности, выданные прежним директором, в целях безопасности лучше отменить.

Технические требования к доверенностям. Важно полностью исключить возможность внесения в доверенности каких-либо несогласованных дополнений и дописок (в частности, добавления полномочий, которые по данной доверенности изначально не предполагались). Это можно обеспечить обязательными требованиями регламента к оформлению доверенностей объемом в две страницы на одном листе, прошиванию доверенностей объемом более двух страниц, нумерации страниц и указанию в тексте доверенности общего числа ее страниц. Кроме того, можно ввести нумерацию пунктов в тексте самой доверенности. В документе лучше не допускать существенных пробелов в предложениях и разрывов строк.

Прекращение доверенностей

Необходимо организовать процесс возвращения доверенностей от представителей в компанию при прекращении доверенностей (в том числе при их отмене), а также извещения об отмене доверенностей представителей и лиц, для представительства перед которыми эти доверенности были выданы. В случаях когда отменяются доверенности, выданные работникам компании, сделать это совсем несложно. Нужно разработать стандартную форму извещения об отмене доверенности (п. 1 ст. 189 ГК РФ) и ввести в компании обязательную практику подписания такого извещения при прекращении трудового договора с каждым работником, которому выдана доверенность. Для этого в обходном листе, который заполняется при увольнении перед выдачей трудовой книжки, нужно указать в том числе юридическую службу. Увольняющийся работник должен посетить юридическую службу и, если на него была оформлена доверенность, подписать извещение об отмене этой доверенности и сдать ее оригинал.

Кроме того, в текст доверенности нужно включать сведения об адресе представителя, по которому компания обязана направить извещение в случае отмены этой доверенности. Отправить извещение понадобится в случае, когда доверенность выдается лицу, не являющемуся работником компании, либо когда по каким-либо причинам работник уволился, не подписав извещение об отмене доверенности в юридической службе.

Третьим лицам, с которыми был вправе взаимодействовать представитель по отмененной доверенности (контрагентам, государственным органам и т. д.), нужно направить письма об отмене доверенности. В особых случаях — например, при смене руководства компании в условиях корпоративного конфликта — об отмене доверенностей можно дополнительно известить через СМИ и сайт компании.

СОВЕТЫ В ТЕМУ

Лучше избегать практики выдачи одной доверенности сразу нескольким представителям.

Удобнее придерживаться правила «Одна доверенность — один представитель». Это значит, что при необходимости наделения одинаковыми полномочиями нескольких представителей каждому нужно выдать отдельную доверенность. Иначе необходимость отмены доверенности в отношении одного из представителей повлечет отмену этой же доверенности в отношении остальных представителей.
Хотя закон этого не требует, лучше проставлять в доверенности подпись представителя
Это можно сделать посредством включения в доверенность графы «Подпись представителя удостоверяю». Тем самым представитель подтверждает, что принял на себя полномочия, предоставленные доверенностью, а также согласен с дополнительными требованиями, которые возложены на него доверенностью (в частности, вернуть ее оригинал при отмене, получить извещение об отмене доверенности по указанному в ней адресу).

Особенности доверенностей, выдаваемых юридическим лицам
Иногда требуется выдать доверенность юридическому лицу (например, агенту, поверенному по договору поручения, организации, которой поручено ведение бухгалтерского учета компании, для представления отчетности в ИФНС и т. д.). Такую доверенность нужно оформлять именно на саму организацию в лице ее единоличного исполнительного органа с правом передоверия полномочий работникам этой организации. Выдача доверенностей непосредственно работникам представителя — юридического лица в этом случае нецелесообразна. Компания делегирует полномочия юридическому лицу, а не физическим лицам, с которыми у компании нет договорных отношений.

СОВЕТ В ТЕМУ

Каждую доверенность нужно выдавать в одном экземпляре с присвоением порядкового номера, отмечаемого в журнале учета доверенностей.

Если понадобится дополнительный экземпляр, его нужно зарегистрировать с новым порядковым номером и актуальной датой. Это гарантирует наличие контроля за всеми доверенностями, выдаваемыми конкретным лицам. При увольнении работника у юридической службы будет полная информация о том, сколько всего доверенностей было ему выдано.

Особые требования к доверенностям с правом передоверия
Для эффективного использования института передоверия важно установить в доверенности запрет на передоверие самого права передоверия, а также ограничение перечня лиц, которым можно передоверить полномочия. Кроме того, в доверенностях с правом передоверия лучше указывать обязанности и ответственность представителя, передавшего полномочия другому лицу, посредством дублирования положений, предусмотренных в пункте 2 статьи 187 Гражданского кодекса.
В проекте доверенности, выдаваемой в порядке передоверия (равно как и в любой другой доверенности, требующей нотариального заверения), не нужно указывать дату выдачи — ее проставит нотариус. Иначе можно получить документ с двумя разными датами и риском признания доверенности ничтожной.
Важно учитывать, что срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана (п. 4 ст. 187 ГК РФ).

Алексей Абакшин, заместитель генерального директора по правовым и корпоративным вопросам бизнес-группы RU-COM
Владимир Гринько, директор по договорной практике и работе с дебиторской задолженностью бизнес-группы RU-COM

Журнал «Юрист компании», № 10, Октябрь 2011

 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Академия юриста компании

Академия

Смотрите полезные юридические видеолекции

Смотреть

Cтать постоян­ным читателем журнала!

Cтать постоян­ным читателем журнала

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Рассылка

© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2007–2016

Журнал «Юрист компании» –
первый практический журнал для юриста

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Юрист компании».


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.

×
Только для зарегистрированных пользователей

Всего минута на регистрацию и документы у вас в руках!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль